Benutzer

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Ausgewählte(n) Benutzer 

Das Auswahlfeld ermöglicht die Auswahl mehrerer aktiver Benutzer für die Stapelverarbeitung.

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Hinzufügen von Benutzern zu ausgewählten Gruppen

Sobald mindestens ein Benutzer über die Checkbox ausgewählt ist, erscheint ein Plus-Symbol oben rechts über der Benutzertabelle. Wenn Sie die Schaltfläche verwenden, erscheint ein Popup, in dem der Administrator Gruppen auswählen kann, denen die ausgewählten Benutzer zugewiesen werden sollen. Nach dem Speichern der Auswahl bestätigt ein Popup das Speichern.

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Ausgewählte (n) Benutzer deaktivieren

Benutzer können deaktiviert werden. Diese werden im Bereich “inaktive Benutzer” angezeigt und benötigen keine Lizenz. Erst über die Bestätigung der Deaktivierung in einem Pop-Up-Fenster werden die Benutzer inaktiv geschaltet. Mehr Informationen zu inaktiven Benutzer werden im nachfolgenden Kapitel bereit gestellt.

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Ausgewählte(n) Benutzer löschen

Mit Hilfe des Löschen-Symbols können Benutzer endgültig aus dem System entfernt werden.

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Benutzer hinzufügen

Über das Plus-Symbol links unter der Benutzerliste kann ein neuer Benutzer hinzugefügt werden.

1

Ausgewählte(n) Benutzer 

Das Auswahlfeld ermöglicht die Auswahl mehrerer aktiver Benutzer für die Stapelverarbeitung.

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Ausgewählte Benutzer reaktivieren

Die ausgewählten Benutzer sind nach der Bestätigung im Popup-Fenster wieder aktive, lizenzierte Benutzer, die sich am System anmelden und in Abhängigkeit ihrer Rechte darin arbeiten können. Diese Benutzer werden im Bereich “aktive Benutzer” aufgelistet.

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Ausgewählte(n) Benutzer löschen

Mit Hilfe des Löschen-Symbols können Benutzer endgültig aus dem System entfernt werden.

1

Benutzer hinzufügen

Über das Plus-Symbol links unter der Benutzerliste kann ein neuer Benutzer hinzugefügt werden.

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Benutzername

Der Benutzername wird für das Anlegen eines neuen Benutzers im System benötigt. Dies ist der Name, mit dem sich der Benutzer beim System anmeldet.

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E-Mail

Die Angabe der E-Mail des Benutzers ist unerlässlich und sollte im gesamten System eindeutig sein. Die E-Mail-Adresse wird benötigt damit das System Mitteilungen, z.B. neue Aufgabenzuweisungen, an den Benutzer versenden kann.

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Gruppen

Die Zuordnung von Gruppen zu einem Benutzer kann durch einfaches Drag & Drop oder durch die Verwendung der Navigationsleiste in der Mitte erfolgen. Im linken Bereich werden alle im Mandanten vorhandenen Gruppen und im Rechten alle dem Benutzer zugewiesene Gruppen angezeigt.

Eine Mehrfachauswahl von Gruppen kann mit Hilfe der gleichzeitigen Verwendung der Umschalttaste und dem Anklicken der gewünschten Gruppen mit der rechten Maustaste realisiert werden.

Über die Symbole mit einem Vorwärts- und Rückwärtspfeil in der Navigationsleiste werden ausgewählte Gruppen dem Benutzer zugeordnet bzw. wieder entfernt.

Über die Symbole mit zwei Vorwärts- und Rückwärtspfeilen wird der Benutzer allen Gruppen zugeordnet bzw. die Zuordnung wieder entfernt.

5

Rollen

Die Zuweisung von Rollen funktioniert genauso wie die Zuordnung von Gruppen.

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Weitern Benutzer erstellen

Wenn das Auswahlfeld aktiviert ist, wird eine neue Erstellungsbenutzeransicht geöffnet, sobald das aktive Benutzerprofil gespeichert wurde.

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Zurücksetzen

Die Reset-Taste löscht das Benutzerprofil und alle seine Einstellungen. Es wird wieder ein leeres Eingabeformular zur Benutzeranlage angezeigt.

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Speichern

Sobald das Benutzerprofil erstellt ist, wird durch Klicken der Schaltfläche Speichern ein Erfolgs-Popup angezeigt und der Benutzer wird dem System hinzugefügt. Der Benutzer kann nun über den Bereich “aktive Benutzer” in der Administration aufgerufen werden.

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LDAP-Anmeldung ignorieren

Wenn das Kontrollkästchen "LDAP-Anmeldung ignorieren" aktiviert ist, kann sich der Benutzer mit diesem im System gespeicherten Kontokennwort anmelden, anstatt seine LDAP-Anmeldeauthentifizierung zu verwenden.

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Sperren

Ist diese Checkbox 'Sperren' aktiviert, ist eine Anmeldung am System nicht möglich.

1

Gruppen

Die Zuordnung für Gruppen kann einfach per Drag & Drop der gewünschten Gruppen zur Zuordnung sowie Gestaltung verwaltet werden oder indem mehrere Gruppen mit der rechten Maustaste ausgewählt und gleichzeitig die Umschalttaste gedrückt gehalten werden und dann die Navigationstasten in der Mitte verwendet werden. 

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Auswahltasten

Über die Schaltfläche "Weiterleiten" werden ausgewählte Gruppen aus dem Pool der verfügbaren Gruppen dem Pool der zugewiesenen Gruppe zugewiesen. Die Schaltfläche "Zurück" entfernt ausgewählte Gruppen vom Benutzer. Die Schnellvor-/Rückwärtstasten ermöglichen es dem Administrator, alle verfügbaren Gruppen gleichzeitig zuzuweisen oder neu zuzuweisen. Alle Änderungen werden beim Speichern wirksam und werden dann dem Benutzer zugeordnet.

3

Rollen

Die Zuordnung für Gruppen kann einfach per Drag & Drop der gewünschten Gruppen zur Zuordnung sowie Gestaltung verwaltet werden oder indem mehrere Gruppen mit der rechten Maustaste ausgewählt und gleichzeitig die Umschalttaste gedrückt gehalten werden und dann die Navigationstasten in der Mitte verwendet werden. 

4

Auswahltasten

Über die Schaltfläche "Weiterleiten" werden ausgewählte Rollen aus dem verfügbaren Rollenpool dem zugewiesenen Rollenpool zugewiesen. Die Rückwärtsschaltfläche entfernt ausgewählte Rollen vom Benutzer. Die Schnellvorlauf-/Rückwärtsschaltflächen ermöglichen es dem Administrator, alle verfügbaren Rollen gleichzeitig zuzuweisen oder neu zuzuweisen. Alle Änderungen werden beim Speichern wirksam und werden dann dem Benutzer zugeordnet.

5

Benutzer klonen

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Popup-Fenster geöffnet. einen neuen Benutzernamen und 

6

Löschen

Die Schaltfläche "Löschen" entfernt den Benutzer aus der Benutzeransicht. Der Benutzer kann sich nach dem Löschen nicht mehr am System anmelden. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden und ist mit Vorsicht zu verwenden.

7

Profil aktualisieren

Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Profil aktualisieren" geklickt haben, werden alle Änderungen am Benutzerprofil wirksam.

8

Benutzer klonen

Klont das geöffnete Benutzerprofil. Ein Popup-Fenster mit einer Benutzereingabeaufforderung wird angezeigt.

9

Nutzername

Es ist zwingend erforderlich, einen Benutzernamen für das neue Benutzerkonto zu vergeben. 

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Okay

Durch Klicken wird ein neues Benutzerkonto mit den Benutzerprofileinstellungen des geklonten Benutzerprofils erstellt, jedoch ohne festgelegte E-Mail-Adresse.

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Nur benachrichtigen, wenn die vorherige Aufgabe nicht von mir erledigt wurde

Wenn ausgewählt, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung, sollte die vorherige Aufgabe nicht von ihm erledigt werden. 

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LDAP-Authentifizierung ignorieren

Wenn das Kontrollkästchen "LDAP-Authentifizierung ignorieren" aktiviert ist, kann sich der Benutzer mit diesem im System gespeicherten Kontokennwort anmelden, anstatt seine LDAP-Anmeldeauthentifizierung zu verwenden.

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Benachrichtigen Sie den Beauftragten, wenn seine Aufgabe von jemand anderem erledigt wird

Wenn ausgewählt, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung, wenn die dem Benutzer zugewiesene Aufgabe von einem anderen Benutzer ausgeführt wurde.

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Gesperrt

Bei aktivierter Checkbox 'Blockiert' ist eine Anmeldung am System nicht möglich.

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Passwort ändern

Sobald die Pflichtfelder abgelegt wurden, klicken Sie auf "Passwort ändern", speichern Sie die vorgenommenen Änderungen und der Benutzer kann sich mit dem neuen Passwort am System anmelden.

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Abwesenheit

Wenn ein Benutzer aufgrund seiner Abwesenheit im Unternehmen nicht in der Lage ist, seine zugewiesenen Aufgaben zu erledigen, sollte dies im System dokumentiert werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Regeln zur Abwesenheit in einem Benutzerprofil.

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Generalbevollmächtigter

Allgemeiner benannter Vertreter, der für alle dem Benutzer zugewiesenen Aufgaben verantwortlich ist. Dies gilt für alle Prozesse.

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Abwesenheitsregeln

Abwesenheitsregeln können für bestimmte Prozesse und Vertreter festgelegt werden, die für alle Aufgaben verantwortlich sind, die dem Benutzer während seiner Abwesenheit zugewiesen werden, die sich nur auf den festgelegten Prozess beziehen.  

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Abwesend von

Das Datum, an dem die Abwesenheit des Benutzers beginnt. Mit einem Klick in das offene Feld rechts neben der Beschreibung öffnet sich ein Kalender, aus dem das Startdatum der Abwesenheit ausgewählt werden kann. 

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Rückgabe am

Das Datum, an dem die Abwesenheit endet und der Benutzer zum Unternehmen zurückkehrt. Mit einem Klick in das offene Feld rechts neben der Beschreibung öffnet sich ein Kalender, aus dem das Enddatum der Abwesenheit ausgewählt werden kann. 

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Übergabe bestehender Aufgaben

Einmal aktivierte Auswahlbox übergibt vorhandene Aufgaben.

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Retten

Durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern" wird die Abwesenheit des Systems eingestellt. Nach dem Speichern kann die Abwesenheit bearbeitet oder gelöscht werden, wenn dies gewünscht wird. 

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Generalbevollmächtigter

Über ein Dropdown-Menü werden alle möglichen Vertreter aufgelistet. Einer kann stellvertretend für alle Prozesse ausgewählt werden.

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Infobox

Wie in der Infobox beschrieben, sind neben einem Generalvertreter auch spezifische Abwesenheitsregeln für bestimmte Prozesse möglich. Der Generalbevollmächtigte wird dann nur für Aufgaben von Prozessen gesetzt, die nicht in den Abwesenheitsregeln beschrieben sind.

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Vertreter

Nach der Auswahl wird der Generalvertreter angezeigt. 

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Retten

Um den Generalvertreter während einer Abwesenheit zu aktivieren, müssen die Änderungen gespeichert werden.

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Prozess

Mit einer Dropdown-Liste der verfügbaren Prozesse kann einer für eine bestimmte Abwesenheitsregel ausgewählt werden

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Vertreter

Über eine Dropdown-Liste kann ein bestimmter Vertreter für die ausgewählte Prozessdefinition ausgewählt werden.

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Retten

Mit dem Speichern der Abwesenheitsregel werden die Änderungen am Benutzerprofil aktiv und übergeben festgelegte Regeln, sobald die eingestellten Abwesenheitsparameter erfüllt sind.