Leitfaden für Prozessverantwortliche

Dieses Handbuch stellt dem Benutzer mit der Rolle ‘Prozessverantwortlicher’ die notwendigen Informationen und Werkzeuge zur Verfügung, die im System implementiert sind, um die jeweiligen Prozesse zu verwalten.

Allgemeine Übersicht

Eine Prozessinstanz wird während ihrer Verarbeitungszeit mit verschiedenen Informationen angereichert. Wenn eine Prozessinstanz ausgewählt wird, werden die folgenden Registerkarten bereitgestellt: 

• Eigenschaften

• Dokumente

• Notizen

• Swimlanes

• Prozessmodell

• Aufwände

• Aktivitäten

• Gantt

• Smartformular

Weitere Informationen zu den einzelnen Registerkarten finden Sie im Kapitel Grundlegende Funktionen.

Anzeigen aller gestarteten Prozessinstanzen

Dieser Menüpunkt steht ausschließlich Prozessverantwortlichen zur Verfügung. Hier kann ein Prozessbesitzer alle gestarteten Prozessinstanzen aller Prozessdefinitionen sehen, für die der aktuelle Benutzer verantwortlich ist. 

Gehen Sie wie folgt vor, um die Liste aller Prozessinstanzen zu öffnen, für die der aktuelle Benutzer verantwortlich ist:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Prozessinstanzen'.

   Open

   

    

2. Wählen Sie den Menüpunkt 'Alle gestarteten Prozessinstanzen'. Alle gestarteten und nicht archivierten Prozessinstanzen aller Prozessdefinitionen, für die der aktuelle Benutzer verantwortlich ist, werden aufgelistet. Die Prozessinstanzen werden in der Liste angezeigt, wobei ihr Startdatum absteigend ist. Weitere Informationen zum Filtern und Sortieren von Prozessinstanzen finden Sie im Kapitel Filtern, sortieren, Ansichten anpassen.

   Open

   

Alle archivierten Prozessinstanzen anzeigen

Dieser Menüpunkt steht ausschließlich Prozessverantwortlichen zur Verfügung. Hier kann ein Prozesseigentümer alle archivierten Prozessinstanzen aller Prozessdefinitionen sehen, für die der aktuelle Benutzer verantwortlich ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Liste einer bestimmten Prozessinstanz zu öffnen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Prozessinstanzen'.

    

2. Wählen Sie den Menüpunkt 'Archivierte Prozessinstanzen'. Alle archivierten Prozessinstanzen aller Prozessdefinitionen, für die der aktuelle Benutzer verantwortlich ist, werden aufgelistet. Die Prozessinstanzen werden in der Liste angezeigt, wobei ihr Startdatum absteigend ist. Weitere Informationen zum Filtern und Sortieren von Prozessinstanzen finden Sie im Kapitel Filtern, sortieren, Ansichten anpassen.

Anzeigen aller geöffneten Prozessinstanzen nach Prozessdefinitionsnamen

Dieser Menüpunkt steht ausschließlich Prozessverantwortlichen zur Verfügung. Hier kann ein Prozessbesitzer alle gestarteten Prozessinstanzen einer bestimmten Prozessdefinition sehen, für die der aktuelle Benutzer verantwortlich ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Liste einer bestimmten Prozessinstanz zu öffnen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Prozessinstanzen'.

    

2. Alle Prozessdefinitionsnamen, für die der aktuelle Benutzer zuständig ist, werden als separater Menüpunkt aufgelistet. Wählen Sie eine bestimmte Prozessdefinition aus, um alle Prozessinstanzen anzuzeigen, die nicht archiviert sind. Die Prozessinstanzen werden in der Liste angezeigt, wobei ihr Startdatum absteigend ist. Weitere Informationen zum Filtern und Sortieren von Prozessinstanzen finden Sie im Kapitel Filtern, sortieren, Ansichten anpassen.

Grafische Ansicht aller geöffneten Instanzen nach Prozessdefinitionsname

Das Balkendiagramm gibt einen Überblick über die Summe der offenen Instanzen in einer Prozessdefinition. Sie ist ausschließlich verfügbar, wenn ein Menüpunkt mit einem bestimmten Prozessdefinitionsnamen ausgewählt ist. 

Gehen Sie wie folgt vor, um diese grafische Übersicht zu öffnen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Prozessinstanzen'.

    

2. Alle Prozessdefinitionsnamen, für die der aktuelle Benutzer zuständig ist, werden als separater Menüpunkt aufgelistet. Wählen Sie eine bestimmte Prozessdefinition aus, um alle Prozessinstanzen anzuzeigen, die nicht archiviert sind. Für die grafische Ansicht klicken Sie auf das Symbol "Instanzen pro Knoten verarbeiten" in der linken unteren Ecke.

    

3. Das Balkendiagramm zeigt die Anzahl der aktuell geöffneten Aktivitäten im ausgewählten Prozess an. Schließen Sie die Grafik, indem Sie auf den oberen linken Button 'x' klicken.

Prozessinstanzen archivieren

Hier werden alle Instanzen angezeigt, die archiviert wurden. Wenn eine Instanz archiviert wird, ist sie nicht aktiv und wird nicht mehr in der Liste der Instanzen angezeigt. Beendete Instanzen können archiviert werden, um den Überblick über laufende Instanzen zu behalten. Die Aufgaben einer archivierten Instanz werden ebenfalls abgebrochen und sind in den Aufgabenlisten nicht mehr sichtbar. Eine archivierte Instanz wird aus der aktiven Nutzung entfernt. Benutzer mit der Rolle Prozessbesitzer dürfen Prozesse archivieren.

Eine Liste mit allen archivierten Instanzen finden Prozessverantwortliche im Menüpunkt 'Archivierte Prozessinstanzen'. 

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Prozessinstanz zu archivieren:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Prozessinstanzen'.

    

2. Wählen Sie den Menüpunkt 'Alle gestarteten Prozessinstanzen' oder 'Gestartete Prozessinstanzen'. Die Prozessinstanzen werden in der Liste angezeigt, wobei ihr Startdatum absteigend ist. Weitere Informationen zum Filtern und Sortieren von Prozessinstanzen finden Sie im Kapitel Filtern, sortieren, Ansichten anpassen.

3. Wählen Sie die Prozessdefinition aus, die durch Aktivieren der Checkbox archiviert werden soll. Über der Prozessinstanzliste erscheint die Schaltfläche zur Archivierung von Prozessinstanzen in einer grünen Linie. Auf der rechten Seite werden alle Prozessinformationen angezeigt. Eine kurze Nachricht bestätigt die Archivierung. Die archivierte Prozessinstanz ist nun aus der Liste gelöscht und befindet sich im Menüpunkt 'Archivierte Prozessinstanzen'.

   Durch Aktivieren mehrerer Checkboxen können mehrere Prozessinstanzen archiviert werden.

Wiederherstellen von Prozessinstanzen

Archivierte Prozessinstanzen können wiederhergestellt werden. Nach der Wiederherstellung wird eine Prozessinstanz aus dem Item-Menü 'Archivierte Prozessinstanzen' gelöscht und im Menüpunkt 'Alle gestarteten Prozessinstanzen' aufgelistet. Wenn eine abgebrochene Prozessinstanz wiederhergestellt wird, wird der Prozess an der Aufgabe fortgesetzt, bei der er archiviert wurde. Archivierte Prozesse, die abgeschlossen sind, sind nach der Wiederherstellung noch fertig.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine archivierte Prozessinstanz wiederherzustellen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Prozessinstanzen'.

    

2. Wählen Sie die Option 'Archivierte Prozessinstanzen'.

    

3. Wählen Sie die Prozessdefinition aus, die durch Aktivieren der Checkbox wiederhergestellt werden soll. Über der Prozessinstanzliste erscheint die Schaltfläche zum Wiederherstellen von Prozessinstanzen in einer grünen Linie. Auf der rechten Seite werden alle Prozessinformationen angezeigt. Eine kurze Nachricht bestätigt die Wiederherstellung. Die wiederhergestellte Prozessinstanz wird nun aus dieser Liste gelöscht und ist im Menüpunkt 'Alle gestarteten Prozessinstanzen' zu finden. Darüber hinaus befindet sich die Prozessinstanz auch in der Liste 'Gestartete Prozessinstanzen' des Benutzers, der den Prozess ursprünglich gestartet hat.

   Durch Aktivieren von mehr als einer Checkbox können mehrere Prozessinstanzen wiederhergestellt werden.

Reports

Das System stellt Instanzberichte und Aufwandsberichte zur Verfügung, die als PDF- oder XLS-Dokumente angezeigt und heruntergeladen werden können. Diese Berichte können nur von Prozessverantwortlichen erstellt werden.

Vorgangsreport

Eine allgemeine Übersicht über die Instanz finden Sie im Prozessinstanzbericht. Der Report enthält eine Beschreibung der Instanz, das Prozessmodell und eine Übersicht über die Aktivitäten und ihre jeweiligen Aufgaben.

Die folgenden Informationen zu einer Prozessinstanz können in diesem Bericht angezeigt werden: 

• Name der Prozessinstanz

• Abgeschlossene Aktivitäten

• Offene Aktivitäten

• Status

• Beschreibung der Prozessinstanz

• SmartForm

Informationen zu den Aktivitäten: 

• Startdatum und Startzeit

• Enddatum und Endzeit

• EST / LST / EFT / LFT

Informationen zu Aufgaben:

• Name der Aufgabe

• Verantwortlicher

• Beschreibung der Aufgabe

• Start (Datum / Uhrzeit)

• Ende (Datum / Uhrzeit)

• Zuordnungshistorie (Datum Uhrzeit, zugewiesen von, zugewiesen)

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Prozessinstanzbericht zu erstellen:

1. Klicken Sie im Side-Menü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie eine Prozessinstanzansicht aus. Wählen Sie eine Prozessinstanz aus und öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften. Klicken Sie auf den Button 'Berichte' und wählen Sie die Option 'Instanz verarbeiten...'.

    

2.  Der Instanzbericht kann angepasst werden. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Prozessinstanzbericht erstellen'.

3. Öffnen Sie den Instanzbericht und alle oben beschriebenen Informationen werden in einem Excel- oder PDF-Dokument angezeigt. 

Aufwandsreport

Das System bietet dem Anwender Berichte über Bemühungen, die mögliche Kumulierung monetärer und zeitlicher Aufwände innerhalb einer Prozessinstanz zusammenzufassen. Der Bericht "Anstrengungen" enthält eine Zusammenfassung der Lochinstanz. Die Bemühungen können entweder für einzelne Aufgaben oder für eine ganze Instanz zusammengefasst werden. Detaillierte Informationen zu den Bemühungen finden Sie unter Grundlegende Funktionen.

Die folgenden Informationen zu einer Prozessinstanz können in diesem Bericht angezeigt werden: 

• Name der Prozessinstanz

• Erstellungsdatum jeder Anstrengung

• Schöpfer der Anstrengung

Informationskostenstelle: 

• Kostenstelle

• Anstrengung

• die Einheit als Währung oder Zeit in Minuten

• Gesamtkosten

• Gesamtzeit

• Gesamtzeitaufwand

• Gesamtsumme

• Stundenlohn der Kostenstelle

• Stundenlohn

• Beschreibung des Aufwands

Informationen zu Aufgaben:

• Aufgabe

• Gruppe

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Aufwandsbericht zu erstellen:

1. Klicken Sie im Side-Menü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie eine Prozessinstanzansicht aus. Wählen Sie eine Prozessinstanz aus und öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften. Klicken Sie auf den Button "Berichte" und wählen Sie die Option "Aufwandsbericht". Der Download der XLS-Datei beginnt sofort.

    

2. Öffnen Sie den Instanzbericht und alle oben beschriebenen Informationen werden in einem Excel-Dokument angezeigt.