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iGrafx Onboarding-Beispiel

In diesem Kapitel wird anhand eines Onboarding-Beispiels eine Einführung in die Modellierung mit iGrafx gegeben. Eine ausführliche Dokumentation für iGrafx finden Sie hier.

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1. Melden Sie sich bei der iGrafx-Plattform an, um das erste Prozessmodell zu erstellen, das im System veröffentlicht werden kann.

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2. Nach der Anmeldung bei der iGrafx Platform erscheint der folgende Bildschirm:

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Erstellen eines neuen Geschäftsprozessdiagramms

1. Im nächsten Schritt muss ein neues Modell erstellt werden. Dieses Modell definiert die einzelnen Schritte in unserem Prozess. Anschließend kann das Modell als Prozessdefinition in das System exportiert werden. Nachdem Sie auf die Schaltfläche "OBJEKT HINZUFÜGEN" in der oberen linken Ecke geklickt haben, erscheint ein Popup-Fenster:

    

2. Wählen Sie 'Blank BPMN Diagram', geben Sie dem Modell einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche "FINISH stellen".

Erstellen und Bearbeiten von Prozessmodellen

Das folgende Beispiel soll die verschiedenen Möglichkeiten zur Modellierung und Gestaltung von Prozessen in iGrafx in Kombination mit dem System aufzeigen. Das Szenario ist ein sogenanntes "Onboarding-Verfahren" für einen neuen Mitarbeiter, ein Prozess, der jedem Unternehmen bekannt ist.

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Funktionen für die Arbeit mit Prozessmodellen erläutert.

Modellbecken und Swimlanes

Beim Start eines Vorgehensmodells sollten alle beteiligten Abteilungen und/oder Unternehmensteile definiert werden. Dies wird durch sogenannte Pools und Swimlanes, auch einfach Lanes genannt, bewältigt. Ein Pool ist eine übergeordnete Einheit und die einzelnen Lanes repräsentieren Subzonen, z.B. Abteilungen im Unternehmen.

Innerhalb unseres neu erstellten Modells müssen wir zuerst die aktuelle Version überprüfen, um mit der Modellierung zu beginnen. Danach haben wir ein Poolelement ausgewählt und in das leere Modell gezogen. Im Pool fügen wir zwei Swimlanes hinzu.

Um die Swimlanes umzubenennen, muss das gewünschte Element ausgewählt und anschließend angeklickt werden. Jetzt ist es möglich, das Label zu individualisieren. In diesem Fall steht der Pool für ein übergeordnetes Unternehmen und die Gassen für Abteilungen in diesem Unternehmen. Auf der einen Seite gibt es die Personalabteilung ("HR") und auf der anderen Seite die IT-Abteilung ("IT").

Modellieren eines Startereignisses

Das Startereignis wird nicht im Diagramm platziert und muss daher separat hinzugefügt werden. Das Startereignis kann durch Klicken auf das entsprechende Symbol im linken Band hinzugefügt werden. Das Startereignis (Symbol) kann nun durch Anklicken des gewünschten Ziels in das Diagramm eingefügt werden.

Modellieren einer Aktivität

Für den ersten Schritt in diesem Workflow sollte die Aktivität "Personalakte erstellen" bearbeitet werden. Um dieses Ziel zu erreichen, muss ein Aufgabenknoten hinter dem Startereignis platziert werden. Durch Auswahl des Aufgabenknotensymbols im linken Band, gefolgt von einem Klick in das Diagramm, wird die Aufgabe dem Prozessmodell hinzugefügt. Die Beschriftung funktioniert ähnlich wie die Beschriftung der Swimlanes durch Doppelklick. Für den nächsten Schritt muss das Startereignis mit dem Aufgabenknoten verbunden werden. Diese Verbindung wird als "Übergang" bezeichnet. Dies kann verwaltet werden, indem Sie auf das Startereignis klicken und halten und dann die Maus auf den Aufgabenknoten bewegen.

Modellieren eines UND-Gateways

Mit einem "AND"-Gateway ist es möglich, mehrere Schritte einer Prozessinstanz gleichzeitig auszuführen. Das und/parallele Gateway wartet, bis alle Aufgaben innerhalb des Gateways abgeschlossen sind, bevor es fortfährt. In diesem Beispiel müssen zwei Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden. eine für die HR- und eine für die IT-Abteilung.

Wählen Sie das Rautensymbol mit einem Plus auf der Registerkarte Formbibliotheken aus und platzieren Sie es im Diagramm. Nach dem Platzieren kann der Typ auf der Registerkarte "Diagrammeigenschaften" geändert werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie in der linken Navigationsleiste die Registerkarte Diagrammeigenschaften. Jetzt kann der Gateway-Typ per Dropdown in eine beliebige Option geändert werden. In unserem Beispiel bleiben wir beim parallelen Gateway. Nun können zwei neue Aktivitäten in die HR- und die IT-Lane gestellt und mit dem UND verbunden werden. Es können auch mehr als zwei Aufgaben gleichzeitig hinzugefügt werden.

Die Personalabteilung bekommt nun die Aufgabe, "den Schreibtisch zu organisieren", während sich die IT-Abteilung um die "Erstellung eines Netzwerkkontos" kümmern sollte.

Ein Forking AND Gateway muss am Ende geschlossen werden, damit der Prozess mit den nächsten Aufgaben weitergehen kann. Daher muss dem Diagramm ein neues UND-Gateway hinzugefügt und an der Stelle platziert werden, an der der parallele Teil enden soll.

Der Prozessablauf ist bisher abgeschlossen, aber es muss ein Endereignis hinzugefügt werden, um anzuzeigen, wo der Prozess endet.

Modellieren eines XOR/Exclusive Gateways

Beim Laufen über ein XOR/exclusive Gateway werden im Gegensatz zum AND-Gateway nicht alle ausgehenden Übergänge befolgt. Es muss eine Entscheidung getroffen werden, die definiert, welcher Weg eingeschlagen wird. Nur die Aufgaben auf diesem Pfad sind zu erledigen. Diese Entscheidung wird vom Benutzer getroffen, der die letzte Aufgabe beendet, bevor der Prozess in das XOR Gateway gelangt. Dies kann durch ein Pop-up erfolgen, das alle möglichen Entscheidungen anzeigt.

Um den Prozess zu verlängern, muss das Endereignis gelöscht werden. Dies geschieht, indem Sie es auswählen und die Entf-Taste drücken. Die Größenänderung des Pools erfolgt automatisch, wenn ein Element am rechten Rand hinzugefügt wird.     

Hinter dem verbindenden UND-Gateway muss ein XOR-Element hinzugefügt werden. Um zu verdeutlichen, welche Art von Entscheidung getroffen werden muss, kann dieser XOR wie alle anderen Elemente beschriftet werden (z.B. "Hardware notwendig?").

Es ist möglich, die Übergänge zu beschriften, um zu verdeutlichen, welcher Weg zu welcher Entscheidung gehört. Standardmäßig wird ein Weg mit "ja" und einer mit "nein" beschriftet. Dies kann jedoch angepasst werden. In diesem Fall führt die mit "ja" bezeichnete Art und Weise zur Aktivität "Hardware bestellen" und die andere zur "persönlichen Datei archivieren". Der Übergang kann in den Eigenschaften des XOR-Gateways angepasst werden.

Modellskript oder E-Mail-Knoten

Die letzte Aktivität des Prozessmodells kann vom System automatisch ausgeführt werden, ohne dass eine Benutzerinteraktion erforderlich ist. Daher muss die Art der Aktivität geändert werden. Um den Typ zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Aktivitätssymbol, klicken Sie auf die Schaltfläche "Form ändern".

Wählen Sie den Aktivitätstyp 'Skriptaufgabe'. Die Vorgehensweise zur Modellierung von Mailknoten ist identisch, nur hier ist der Aktivitätstyp 'Aufgabe senden'.

Modellieren eines Endereignisses

Schließlich beenden wir den Prozess, indem wir das Endelement aus der Formbibliothek hinzufügen und alle offenen Übergänge mit dem Endereignis verbinden.

Speichern eines Prozessmodells

Um das Geschäftsmodell zu speichern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf Datei und ein Dropdown-Menü öffnet sich.

Nach dem Drücken der Schaltfläche "Einchecken" erscheint ein Popup-Fenster. Wenn Sie auf die Schaltfläche "FERTIG stellen" klicken, wird das Modell festgeschrieben und gesichert.

Automatisierungsattribute definieren und bearbeiten

Ein Prozess benötigt unterschiedliche Attribute, um ausgeführt werden zu können. Diese Attribute können erstellt oder bearbeitet werden, indem Sie auf ein Element klicken und die Registerkarte "Automatisierungseigenschaften" wählen. Für das aktuelle Element werden verschiedene Menüoptionen angezeigt. Die für das System relevantesten Attribute werden von der iGrafx-Plattform rot hervorgehoben.

Attribute beim Startereignis

Im Bild sehen wir die allgemeinen Attribute für einen Prozess, die in den Eigenschaften des Startereignisses zu finden sind.

Attribute bei Swimlanes

Zusätzlich muss jede Swimlane einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden. Die 'Automatisierungseigenschaften' können geändert werden, indem Sie auf den Swimlane-Header klicken und die 'Automatisierungseigenschaften' in der 'Objektnavigation' öffnen.

Attribute bei Aktivitäten

Allgemeine Konfigurationsoptionen

Zu einer Aktivität können drei Automatisierungseigenschaften hinzugefügt werden.

Hinzufügen von Bearbeitungszeiten zu einer Aktivität

Die Bearbeitungszeit kann in jeder Prozessaktivität eingetragen werden. Es gibt an, wie lange der Mitarbeiter für die Aufgaben innerhalb einer Aktivität benötigen kann, bis sie beendet werden müssen. Öffnen Sie die 'Automatisierungseigenschaften' einer Aktivität. Geben Sie eine Bearbeitungszeit für diese Aktivität in das Feld 'Zieldauer' ein.

Das Format, in dem die Dauer eingegeben werden muss: HMM - wie 830 = > 8 Stunden 30 Minuten.

Hinzufügen von Aufgaben zu einer Aktivität

Nach diesem kurzen Überblick über die notwendigen Attribute kann der Beispielprozess fortgesetzt werden. Grundsätzlich muss jede Aktivität ihren eigenen eindeutigen Namen haben. Wenn für die Aktivität keine Aufgabe explizit definiert ist, generiert das System eine Aufgabe mit dem Namen der Aktivität. Mit Hilfe des Automatisierungseigenschaftenmenüs können eine oder mehrere Aufgaben zu einer Aktivität hinzugefügt werden. Optional kann die Dauer einer Aktivität eingegeben werden. Mehr über CPM finden Sie auf dieser Seite: Kritische Pfad Methode (CPM). In diesem Fall wird eine Aufgabe zur "Persönliche Datei erstellen" hinzugefügt.

Zuerst muss das Eigenschaftenmenü für diese Aktivität geöffnet werden. Durch Klicken auf "Aufgabe hinzufügen" können neue Aufgaben zur Liste hinzugefügt werden. Dies sind die Aufgaben, die an bestimmte Mitarbeiter delegiert werden können, die für ihre Erledigung verantwortlich sind.

Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem der Task konfiguriert werden kann. Zunächst muss ein Name eingegeben werden. Zusätzlich kann eine Zuordnung zu einer speziellen Gruppe oder einem Benutzer erfolgen, die die Zuordnung der Swimlanes überschreibt. Das Beschreibungsfeld dient für weitere und detailliertere Informationen zu dieser Aufgabe, die während der Prozessausführung angezeigt werden. Es ist auch möglich, Links hinzuzufügen.

Hinzufügen von Ereignissen zu einer Aktivität

Ereignisse sind spezielle Funktionen, die ausgeführt werden können, sobald ein bestimmter Prozessschritt erreicht oder verlassen wird. Diese Ereignisse werden als ActionHandler Und das System unterstützt eine ganze Reihe von vorgefertigten. Ereignisse können auch Skriptknoten hinzugefügt werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt 'Attribute an Skriptknoten'.

Attribute an Mailknoten

Der Mailknoten ist eine einfache Funktion, um Standard-E-Mails im System zu versenden. Dies können E-Mails an externe Personen und Gruppen sein, aber auch Benachrichtigungen an Prozessbeteiligte und Entscheidungsträger. Diese E-Mails können Prozessinformationen enthalten oder bestimmte Benutzer auffordern, eine Aufgabe im System auszuführen. Um dem Mailknoten Attribute hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Mailknoten, um die Automatisierungseigenschaften zu öffnen.

Attribute an Skriptknoten

ActionHandler oder Events sind spezielle Funktionen, die ausgeführt werden, sobald ein bestimmter Prozessschritt erreicht oder beendet wird. Es gibt eine Reihe von vorgefertigten ActionHandlern. Neue ActionHandler werden oft für spezielle Funktionalitäten in Projekten erstellt. Die Pflege von ActionHandlern im Prozess ist immer gleich. In diesem Abschnitt werden zwei Ereignisse als Beispiele verwaltet.
Beispielsweise sollte ein Prozessablauf automatisch umbenannt werden. Eine eindeutige fortlaufende Nummer sollte generiert und verwendet werden. Zwei ActionHandler sind erforderlich:

• YearIdGenerator: Generiert die fortlaufenden Zahlen und speichert sie in einer Prozessvariablen
  RenameInstanceHandler: Verwendet die sequenzielle Nummer/Prozessvariable und baut diese in den neuen Namen der Instanz ein

Die folgende Abbildung veranschaulicht diesen Prozess:

Diese Logik ist nun in den Prozess integriert. Zunächst müssen Sie entscheiden, auf welchem Prozessschritt eine solche Veranstaltung durchgeführt werden soll. Für dieses Beispiel ist es natürlich nur sinnvoll, es ganz am Anfang umzubenennen. Dazu verwenden wir die erste Aktivität "Fill Information" und richten die ActionHandler auf "Node Enter" ein. Dies bedeutet, dass der Name der Instanz von der ersten Aufgabe an korrekt angezeigt wird.
Zunächst muss die Aktivität ausgewählt und die Automatisierungseigenschaften geöffnet werden. Das erste, was im Popup hinzugefügt wird, ist ein neues Ereignis (siehe Abbildung).

Der ActionHandler muss nun in der nächsten Ansicht parametrisiert werden. Die Grundeinstellungen für eine Veranstaltung finden Sie immer auf der zugehörigen Dokumentationsseite (YearIDGenerator). Das Bild zeigt die Parametrierung für dieses Beispiel. Das Ereignis generiert eine fortlaufende Zahl und speichert sie in einer Variablen namens "newNumber". Die Nummer kann dann im zweiten ActionHandler mit diesem Namen angesprochen werden.

Nach dem Speichern öffnet sich die Ausgangsansicht wieder und es kann ein neues Ereignis angelegt werden. Nun muss ein neues Ereignis erstellt werden (RenameInstanceHandler). Für diese sind jedoch Parameter erforderlich. Klicken Sie dazu in den Automatisierungseigenschaften auf die Schaltfläche "Parameter hinzufügen".

Laut Dokumentation muss diesem Handler nur ein Parameter hinzugefügt werden (instanceName). Der Wert des Parameters kann verwendet werden, um anzugeben, wie der Name der neuen Instanz zusammengesetzt werden soll. Es können statische Werte oder Werte aus Variablen eingegeben werden. Um auf solche Variablen zugreifen zu können, muss die Maske "$ {... ..}" verwendet werden. In diesem Fall möchten wir auf die zuvor erstellte Prozessvariable "newNumber" zugreifen.

Nach dem Speichern der Parameter und des Ereignisses sollte die folgende Liste mit den beiden ActionHandlern angezeigt werden. Die Reihenfolge der ActionHandler spielt eine wichtige Rolle. Sie werden von oben nach unten ausgeführt.

Diese Reihenfolge ist wichtig, wenn ActionHandler wie in unserem Beispiel aufeinander aufbauen.

Bereitstellungsprüfung

Vor der Veröffentlichung eines Prozesses ist es möglich, eine Deployment-Prüfung durchzuführen. Diese Prüfung zeigt, ob alle Einstellungen eingefügt sind und ob der Prozess wie aktuell konfiguriert ausgeführt werden konnte. Die Deployment-Prüfung kann unter 'Automatisierung' im Dateimenü aufgerufen werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie diese Überprüfung beendet werden kann:

Es ist ein Fehler aufgetreten. Dies wird im Ausgabebereich von iGrafx angezeigt.

Es gibt keine Fehler. Folglich wird eine positive Nachricht angezeigt, die impliziert, dass der Prozess bereit ist, bereitgestellt zu werden.

Bereitstellung im System

Die Veröffentlichung (Bereitstellung) des Prozesses auf dem System kann durch Auswahl der Option 'Modell bereitstellen' aus 'Automatisierung' im Menü 'Datei' realisiert werden. Dazu benötigt der Benutzer die Rolle des Workflow-Designers im System, um das Modell veröffentlichen zu können.

Nach Eingabe der URL, des Benutzernamens und des Passworts kann der Prozess durch Klicken auf "DEPLOY MODEL" veröffentlicht werden. Im Ausgabefenster wird eine Meldung über den Erfolg der Bereitstellung angezeigt.