Signavio

Signavio Onboarding Beispiel

In diesem Kapitel wird die Modellierung mit Signavio anhand eines Beispiels erläutert. Die ausführliche Dokumentation zu Signavio finden Sie hier.

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Erstellen eines neuen Geschäftsprozessdiagramms

Als nächstes muss ein neues Modell erstellt werden. In diesem Modell werden die Prozessschritte definiert. Dieses Modell wird dann als Prozessdefinition exportiert.

1. Wählen Sie "New"

2. Wählen Sie "Human Workflow for system (jPDL)"

3. Es öffnet sich ein neuer Browser-Tab, in dem sich ein neues, leeres Prozessmodell befindet. Dieses neue Modell kann je nach Bedarf des Benutzers geändert werden

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Erstellen und Bearbeiten des Prozessmodells

Der folgende Prozess soll als einfaches und konkretes Beispiel verwendet werden, um die Modellierungsmöglichkeiten im System aufzuzeigen. In diesem Beispiel geht es um einen sogenannten Onboarding/Hiring-Prozess, der für jedes Unternehmen relevant ist.

Dieser Abschnitt beschreibt die grundlegenden Funktionen für die Arbeit mit den Prozessmodellen:

• Arbeiten mit einem neuen Vorgehensmodell

• Prozessmodell bearbeiten

• Öffnen und Speichern von Diagrammen

Modellieren eines Pools und von Swimlanes

Um das Vorgehensmodell zu starten, sollten die aktiven Abteilungen und/oder Unternehmensbereiche festgelegt werden. Dies geschieht über sogenannte Pools bzw. Swim-Lanes, auch Lanes genannt. Ein Pool ist eine übergeordnete Organisationseinheit, die sich aus mehreren Lanes zusammensetzt (die z.B. Abteilungen repräsentieren).

Um einen Pool zu erstellen, klickt und zieht der Benutzer das Poolsymbol(1) aus dem linken Kanal in der Modellierungsoberfläche.

Ein Doppelklick in den Bereich des Pools(2) trennt ihn nach links, ein Textfeld erscheint, mit dem der Pool einen Titel erhalten kann. In diesem Fall besteht der Pool aus einer übergeordneten Gesellschaft.

Der Umfang dieses Beispiels ist auf zwei Swimlanes (Abteilungen)(3) beschränkt. Es kann jedoch eine beliebige Anzahl erstellt werden. Um weitere Lanes zu erstellen, klicken und ziehen Sie das Symbol für Lanes aus der linken Spalte und lassen Sie die Maus los, sobald die Maus über der Poolbeschreibung positioniert ist. Jetzt ist die Bahn in den Pool integriert.

Die einzelnen Fahrspuren können auf die gleiche Weise wie der Pool durch Doppelklick auf die Spurbeschriftung umbenannt werden. In diesem Fall wird eine Spur für die Personalabteilung ("Personal") und die IT-Abteilung (IT) erstellt.

Modellieren eines Startereignisses

Jeder Prozess benötigt genau ein Startereignis, um klar zu definieren, an welchem Punkt der Prozess beginnen soll. Dies kann der linken Spalte in der Diagrammoberfläche entnommen werden. In diesem Fall beginnt der Prozess mit der Personalabteilung. Sobald Elemente im Diagramm(4) vorhanden sind, kann das kontextsensitive Menü verwendet werden, um neue Elemente hinzuzufügen. Dieses Menü befindet sich rechts neben dem aktuell ausgewählten Element.

Die andere Möglichkeit, neue Elemente hinzuzufügen, besteht darin, das Element aus der linken Spalte auf die Diagrammoberfläche zu ziehen. Unter der Maus wird ein grünes Häkchen angezeigt, um anzuzeigen, ob das Element an seiner aktuellen Position auf dem Bildschirm abgelegt werden kann. Wenn nicht, erscheint ein rotes Symbol. Damit kann z.B. verhindert werden, dass Elemente im Diagramm übereinander hinzugefügt werden.

Modellieren einer Aktivität

Bei vielen Elementen kann die Beschriftung durch Doppelklick geändert werden. Im ersten Schritt sollte der Befehl 'Persönliche Datei erstellen' ausgeführt werden. Dazu muss ein Aktivitätsknoten für eine der beiden Optionen angelegt werden, der nach dem Startereignis erfolgt. Dieser Aktivitätsknoten muss dann über einen Übergang mit dem Startereignis verbunden werden.

Modellieren eines UND-Gateways

Über eine "UND"-Kreuzung werden mehrere Prozessschritte gleichzeitig ausgeführt. Alle angegebenen Prozessschritte müssen abgeschlossen sein, bevor der Prozess über diese parallele Aufspaltung des Prozesses hinaus fortgesetzt wird. In diesem Beispielprozess findet eine parallele Konjunktion mit mehreren gleichzeitigen Aktivitäten statt, nachdem die erste Aktivität abgeschlossen wurde.

Zunächst wird das "UND"-Symbol aus der linken Spalte auf das Diagramm gezogen und über das kontextsensitive Menü mit der Aktivität verbunden.

Nun werden zwei neue Aktivitäten, eine für die Personalabteilung und eine für die IT-Abteilung, angelegt und mit dem "UND"-Symbol verbunden. Bei Bedarf können mehr als zwei parallele Aktivitäten angelegt werden. In diesem Beispiel erhält die Personalabteilung die Aktivität "Arbeitsplatz organisieren" und die IT-Abteilung die Aktivität "Netzwerkkonto anlegen". Wenn das kontextsensitive Menü des UND-Gateways verwendet wird, um neue Aktivitäten anzulegen, werden diese automatisch verknüpft.

Geöffnete "UND"-Verbindungen müssen am Ende geschlossen werden, damit der Prozess zur nächsten Aktivität fortgesetzt werden kann. Dazu muss dem Diagramm an der Position, an der die parallelen Pfade enden sollen, ein neues UND hinzugefügt werden.

Jetzt ist der Prozess fast abgeschlossen. Bevor wir dies durch Hinzufügen eines "End Event" an der entsprechenden Stelle im Diagramm sichtbar machen, konfigurieren wir den Prozess weiter.

Modellieren eines XOR-Gateways

OR-Knoten enthalten im Gegensatz zu AND-Knoten keine parallelen Pfade. Vielmehr muss entschieden werden, welchen Weg es einschlagen soll. Nur die Aufgaben, die dem gewählten Pfad zugeordnet sind, werden verteilt. Der Pfad wird vom Ausführenden der vorherigen Aufgabe vor dem Fork ausgewählt. Die Auswahl wird dem System über ein Popup-Fenster angezeigt.

Um das vorliegende Beispiel zu erweitern, wird das Endereignis gelöscht, indem es ausgewählt und dann das Symbol "Löschen" im obersten Bearbeitungsstreifen des Signavio verwendet wird.

Als nächstes muss die Fläche des Pools erweitert werden, um die nächsten Schritte im Prozess unterzubringen. Dies geschieht, indem Sie auf den Pool klicken und dann die untere Ecke des Fensters ziehen, bis die gewünschte Größe erreicht ist.

Nun wird ein XOR-Element nach dem AND-Element platziert. Um zu verdeutlichen, welche Entscheidung zu treffen ist, kann das Element eine Beschriftung erhalten (z.B. Hardware benötigt?). Ein schließendes XOR wird dann hinzugefügt, um den Prozess zu beenden.

Da der Prozess nun eine Entscheidung treffen muss, welchem Weg er folgen soll, ist es möglich, beide Wege zu beschriften, um zu klären, welcher Weg zu welcher Entscheidung gehört. Die beiden Pfeile können durch Doppelklick beschriftet werden. In diesem Fall führt "ja" zu "Persönliche Datei archivieren" und "Nein" führt zur Aktivität "Hardware bestellen".

Damit das System richtig bestimmen kann, welcher Weg genommen werden soll, müssen die Attribute richtig gepflegt werden. Dazu muss das Attributmenü des Pfeils geöffnet und mit einem technisch eindeutigen Namen versehen werden, um die Zuordnung zu verdeutlichen.

Modellskript oder E-Mail-Knoten

Die Aktivität 'Persönliche Datei archivieren' im Prozessmodell kann vom System automatisch durchgeführt werden, ohne dass eine Benutzerinteraktion erforderlich ist. Daher muss die Art der Aktivität geändert werden. Um den Typ zu ändern, klicken Sie auf die Aktivität. Ein Werkzeugsatz erscheint, ein Klick auf den Schraubenschlüssel-Button öffnet ein Menü. Durch Drücken der Schaltfläche "Knoten" wird die Aktivität in einen Skriptknoten mit einem Skriptsymbol innerhalb der Aktivität oben links geändert.

Um die Aktivität in einen E-Mail-Knoten zu ändern, klicken Sie einfach auf den "E-Mail-Knoten" anstelle der Schaltfläche "Knoten" und ein Umschlag auf der Aktivität oben links zeigt an, dass sich die Aktivität in einen E-Mail-Knoten geändert hat.

Modellieren eines Endereignisses

Schließlich beenden wir den Prozess, indem wir das Endelement aus dem Shape-Repository hinzufügen und alle offenen Übergänge mit dem Endereignis verbinden.

Speichern eines Prozessmodells

Um das Prozessmodell zu speichern, navigieren Sie zum Festplattensymbol im oberen linken Navigationsmenü. Klicken Sie in der sich öffnenden Dropdown-Liste auf die Schaltfläche "Speichern" und wählen Sie einen Namen und einen Speicherort für Ihr Modell.

Automatisierungsattribute definieren und bearbeiten

In diesem Absatz wird erläutert, wie Sie Attributwerte festlegen, während Sie den Attributeditor verwenden. Über eine Spalte am rechten Rand des Editors können die Attribute angepasst werden. Die Schaltfläche kann verwendet werden, um das Attributmenü ein- oder auszublenden. Nun können die Attribute des ausgewählten Objekts innerhalb des Prozesses angezeigt werden. Wenn kein Objekt ausgewählt ist, werden die allgemeinen Prozessattribute angezeigt.

Attribute des Prozessmodells

Prozessattribute müssen angelegt werden. Wichtig ist auch, dass der Prozess einen eindeutigen Namen erhält. Der Attributbesitzer, Starter und Bereitsteller müssen ebenfalls festgelegt werden.

Durch Klicken auf eine leere Position innerhalb des Diagramms können die Prozessattribute bearbeitet werden. Nun müssen die Rollen zugewiesen werden. Schließlich muss die Rollenverteilung innerhalb der Swimlanes definiert werden. Dies geschieht auch über das Attributmenü, das Sie durch Klicken innerhalb der gewünschten Swimlane finden.

Attribute beim Startereignis

Die Systemspezifikationen zeigen nur einen Teil der Attribute, die mit dem Attributeditor geändert werden können. In jedem Fall haben nur wenige der Attribute eine spürbare Wirkung.

Attribute bei Swimlanes

Zusätzlich muss jede Swimlane einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden. Das 'Attribut' kann geändert werden, indem man auf den Swimlane-Header klickt und die entsprechenden Eigenschaften auf der rechten Seite ändert.

Attribute bei Aktivitäten

Allgemeine Konfigurationsoptionen

Im Wesentlichen muss jede Aktivität einen eindeutigen Namen und mindestens eine Aufgabe haben. Optionale Arbeitszeit kann ebenfalls einbezogen werden. Zunächst werden die Leistungsattribute 'Personalakte anlegen' bearbeitet. Dazu muss die Aktivität markiert und die Attributleiste verwendet werden. Der zuvor angegebene Name wird in diesem Fenster übernommen.

Hinzufügen von Bearbeitungszeiten zu einer Aktivität

Die Bearbeitungszeit kann in jeder Prozessaktivität eingetragen werden. Es gibt an, wie lange der Mitarbeiter für die Aufgaben innerhalb einer Aktivität benötigen kann, bis sie beendet werden müssen.  Öffnen Sie die 'Attribute (Aufgabenknoten)' einer Aktivität, indem Sie auf die Aktivität klicken. Geben Sie eine Bearbeitungszeit für diese Aktivität in das Feld 'Dauer' im Bereich 'Hauptattribute' ein.

Das Format, in dem die Dauer eingegeben werden muss: HMM - wie 830 = > 8 Stunden 30 Minuten.

Hinzufügen einer Aufgabe zu einer Aktivität

Eine Aufgabe muss innerhalb einer Aktivität erstellt werden, um nach der Bereitstellung im System abgeschlossen werden zu können.

Um dies zu erreichen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Keine Werte" neben Aufgaben. Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Mit einem Klick auf "Hinzufügen" kann eine neue Aufgabe eingegeben werden. Es können beliebig viele Aufgaben erstellt werden, die alle abgeschlossen sein müssen, bevor die Aktivität als abgeschlossen gezählt wird. Dieser Schritt muss für alle Aktivitäten befolgt werden.

Hinzufügen von Ereignissen zu einer Aktivität

Ereignisse sind spezielle Funktionen, die ausgeführt werden können, sobald ein bestimmter Prozessschritt erreicht oder verlassen wird. Diese Ereignisse werden als ActionHandler Und das System unterstützt eine ganze Reihe von vorgefertigten. Ereignisse können auch zu Skriptknoten hinzugefügt werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt 'Attribute an Skriptknoten'.

Attribute an Mailknoten

Der Mail-Knoten ist eine einfache Funktion zum Versenden von Standard-E-Mails im System. Dies können E-Mails an externe Personen und Gruppen sein, aber auch Benachrichtigungen an Prozessbeteiligte und Entscheidungsträger. Diese E-Mails können Prozessinformationen enthalten oder bestimmte Benutzer auffordern, eine Aufgabe im System auszuführen. Um dem Mailknoten Attribute hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Aktivität, klicken Sie über das Schraubenschlüsselsymbol auf den 'Mailknoten'.

Die Aktivität ändert sich in einen E-Mail-Knoten mit einem Umschlagsymbol oben links im Knoten. Im 'Attribute (Mail Node)' kann der Parameter hinzugefügt werden.

Attribute an Skriptknoten

ActionHandler oder Events sind spezielle Funktionen, die ausgeführt werden, sobald ein bestimmter Prozessschritt erreicht oder beendet wird. Es gibt eine Reihe von vorgefertigten ActionHandlern. Neue ActionHandler werden oft für spezielle Funktionalitäten in Projekten erstellt. Die Pflege von ActionHandlern im Prozess ist immer gleich. In diesem Abschnitt werden zwei Ereignisse beispielhaft gepflegt. Beispielsweise sollte ein Prozessablauf automatisch umbenannt werden. Eine eindeutige fortlaufende Nummer sollte generiert und verwendet werden. Zwei ActionHandler sind erforderlich:

• YearIdGenerator: Generiert die fortlaufenden Zahlen und speichert sie in einer Prozessvariablen
  RenameInstanceHandler: Verwendet die sequenzielle Nummer/Prozessvariable und baut diese in den neuen Namen der Instanz ein

Die folgende Abbildung veranschaulicht diesen Prozess:

Diese Logik ist nun in den Prozess integriert. Zunächst müssen Sie entscheiden, auf welchem Prozessschritt eine solche Veranstaltung durchgeführt werden soll. Für dieses Beispiel ist es natürlich nur sinnvoll, es ganz am Anfang umzubenennen. Dazu verwenden wir die erste Aktivität 'Persönliche Datei erstellen' und richten die ActionHandler auf 'node-enter' ein. Dies bedeutet, dass der Name der Instanz von der ersten Aufgabe an korrekt angezeigt wird.

Zunächst muss die Aktivität ausgewählt und die 'Attribute (Aufgabenknoten)' geöffnet werden. Das erste, was Sie im Popup hinzufügen müssen, ist ein neues Ereignis (siehe Abbildung), indem Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken.

Der ActionHandler muss nun in der nächsten Ansicht parametrisiert werden. Die Grundeinstellungen für eine Veranstaltung finden Sie immer auf der zugehörigen Dokumentationsseite (YearIDGenerator). Das Bild zeigt die Parametrierung für dieses Beispiel. Das Ereignis generiert eine fortlaufende Zahl und speichert sie in einer Variablen namens "newNumber". Die Nummer kann dann im zweiten ActionHandler mit diesem Namen angesprochen werden.

Das Ereignis muss im Skriptknoten des Prozessmodells gespeichert werden. Anschließend muss ein neues Ereignis (RenameInstanceHandler) für das aktuelle Beispiel erstellt werden. Für diesen ActionHanlder sind jedoch Parameter erforderlich. Klicken Sie dazu in die leere Zeile der Spalte 'Parameter', nachdem Sie ein neues Ereignis hinzugefügt haben. Es erscheint ein Popup-Fenster, in dem die erforderlichen Parameter hinzugefügt werden können.

Laut Dokumentation muss diesem Handler nur ein Parameter hinzugefügt werden (instanceName). Der Wert des Parameters kann verwendet werden, um anzugeben, wie der Name der neuen Instanz zusammengesetzt werden soll. Es können statische Werte oder Werte aus Variablen eingegeben werden. Um auf solche Variablen zugreifen zu können, muss die Maske "$ {...}" verwendet werden. In diesem Fall möchten wir auf die zuvor erstellte Prozessvariable "newNumber" zugreifen.

Nach dem Speichern der Parameter und des Ereignisses sollte die folgende Liste mit den beiden ActionHandlern angezeigt werden. Die Reihenfolge der ActionHandler spielt eine wichtige Rolle. Sie werden von oben nach unten ausgeführt.

Diese Reihenfolge ist wichtig, wenn ActionHandler wie in unserem Beispiel aufeinander aufbauen.

Bereitstellungsprüfung

Bevor ein Prozess freigegeben wird, kann eine Bereitstellungsprüfung durchgeführt werden. Dadurch wird überprüft, ob alle für eine erfolgreiche Bereitstellung erforderlichen Einstellungen vorgenommen wurden und ob der Prozess in seinem aktuellen Zustand ausgeführt werden kann. Die Deployment-Prüfung wird durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche ausgeführt.

Nun werden verschiedene Symbole in die Prozessgrafik integriert. Wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren, können fehlerhafte Bereiche identifiziert werden.

Es gibt zwei Arten von Nachrichten:

Warning zeigt an, dass das Modell noch nicht vollständig ist. Zum Beispiel, wenn einer Aufgabe keine Dauer zugeordnet wurde. Dies hat keinen Einfluss auf den Erfolg des Bereitstellungsschritts, sondern gibt Tipps, wie die Qualität des Prozesses gesteigert werden kann.
Error zeigt an, dass ein wesentlicher Schritt nicht abgeschlossen wurde, z.B. dass eine Rollenzuordnung nicht definiert wurde oder ein Element unbenannt gelassen wurde.

Der Prozess darf somit nicht im System eingesetzt werden.

Sobald alle Warnungen und Fehler behoben wurden, ist die Prüfung erfolgreich.

Bereitstellung im System

Die Prozessbereitstellung in der Systemmaskenumgebung erfolgt, nachdem die Option "Auf dem System bereitstellen" aus dem Menü ausgewählt wurde. Um den Prozess einsetzen zu können, muss der Benutzer die Rolle des Workflow-Designers in der Systembenutzerverwaltung haben.

Nach Eingabe des Endpunkts, des Benutzernamens und des Passworts wird der Prozess durch Klicken auf die Schaltfläche "Deploy" bereitgestellt.