Leitfaden für Prozessteilnehmer

1 Alle offenen Aufgaben anzeigen
2 Alle offenen Aufgaben meiner Gruppe anzeigen
3 Alle erledigten Aufgaben anzeigen
4 Aufgaben annehmen
5 Aufgaben abgeben
6 Aufgaben gelesen/ungelesen markieren
7 Aufgaben zuweisen
8 Aufwände erfassen
9 Aufgabe beenden
10 Erstellen einer AdHoc-Aufgabe
11 Rückfrage erstellen

Das folgende Kapitel erläutert das grundlegende Basis- sowie Expertenwissen, wie das System bestmöglich genutzt werden kann. Das Benutzerhandbuch richtet sich an Anwender, Prozessmanager und Administratoren gleichermaßen. Für einen ersten Überblick über das System bietet die Seite Allgemein Bietet Schlüsselwörter rund um das Workflow-Tool.

Alle offenen Aufgaben anzeigen

Standardmäßig zeigt diese Ansicht alle Aufgaben an, die direkt dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind, und die nicht zugewiesenen Aufgaben der aktuellen Gruppe(n), der der Benutzer zugeordnet ist. In den Mandanteneigenschaften kann diese Ansicht so konfiguriert werden, dass nur die Aufgaben angezeigt werden, die dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind, und Aufgaben ohne Benutzerzuweisung finden Sie in 'Aufgaben meiner Gruppe'.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Aufgabenliste zu öffnen:

Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Aufgaben'.
Wählen Sie den Menüpunkt 'Alle offenen Aufgaben'. Die Aufgaben werden in der Liste nach ihrem Startdatum aufsteigend angezeigt. Weitere Informationen zum Filtern und Sortieren von Aufgaben finden Sie im Kapitel Filtern, sortieren, Ansichten anpassen.

Alle offenen Aufgaben meiner Gruppe anzeigen

Hier werden sowohl nicht zugewiesene Aufgaben von Gruppen, an denen der aktuelle Benutzer teilnimmt, als auch bereits zugewiesene Aufgaben eines Akteurs innerhalb derselben Gruppe angezeigt.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Aufgabenliste meiner Gruppe zu öffnen:

Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Aufgaben'.
Wählen Sie den Menüpunkt 'Aufgaben meiner Gruppe'.

Alle erledigten Aufgaben anzeigen

Alle Aufgaben, die vom aktuellen Benutzer und von Benutzern innerhalb derselben Gruppe ausgeführt wurden.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Liste aller abgeschlossenen Aufgaben zu öffnen:

Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Aufgaben'.
Wählen Sie den Menüpunkt 'Erledigte Aufgaben'.

Aufgaben annehmen

Eine Aufgabe kann direkt einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden. Wenn eine Aufgabe einem anderen Benutzer oder nur einer Gruppe zugewiesen ist, kann der aktuelle Benutzer sie vor Beginn der Arbeit annehmen, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe zweimal erledigt wird. Weitere Informationen zur Benutzer- und Gruppenzuordnung finden Sie im Kapitel 'Aufgabenzuweisung'.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe zu erfassen:

Wählen Sie mindestens eine Aufgabe aus dem 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Gruppe' durch Aktivieren des Kontrollkästchens. Über der Aufgabenliste erscheint der Button zum Annehmen von Aufgaben in einer grünen Symbolleiste. Klicken Sie auf das Symbol zum Annehmen.
Alternativ kann dem aktuellen Benutzer eine Aufgabe zugewiesen werden, indem Sie auf den Button "Annehmen" im Reiter "Eigenschaften" klicken.
Eine kurze Nachricht bestätigt die Annahme und die Aufgabe ist nun dem aktuellen Benutzer zugewiesen.

Aufgaben abgeben

Eine Aufgabe kann direkt dem aktuellen Benutzer zugewiesen werden. Der Benutzer kann eine Aufgabe abgeben, wenn er sie nicht abschließen kann. Übergibt der Nutzer die Aufgabe, ist er nicht mehr als Verantwortlicher registriert und ein anderer Nutzer kann sich diese Aufgabe annehmen und abschließen. In diesem Fall wird die Aufgabe für die gesamte Gruppe zur Bearbeitung freigegeben. Weitere Informationen zu den Benutzer- und Gruppenzuordnungen finden Sie im Kapitel 'Aufgabenzuweisung'.

Die Übergabe von Aufgaben ist nur möglich, wenn den Aufgaben eine Gruppe zugeordnet ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe auszulösen:

Wählen Sie mindestens eine Aufgabe aus dem 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Gruppe' durch Aktivieren des Kontrollkästchens. Über der Aufgabenliste erscheint der Button zum Abgeben von Aufgaben in einer grünen Symbolleiste. Klicken Sie auf dieses Symbol.

Alternativ kann die Benutzerzuordnung durch Klick auf den Button 'Werfen' im Reiter 'Eigenschaften' entfernt werden.
Eine kurze Nachricht bestätigt die Abgabe. Die Aufgabe ist jetzt keinem Benutzer mehr zugewiesen und kann von jedem Benutzer derselben Gruppe ausgeführt werden.

Aufgaben gelesen/ungelesen markieren

Die Aufgabenliste unterscheidet zwischen gelesenen und ungelesenen Aufgaben. Aufgaben, die noch nie angeklickt wurden, werden fett dargestellt. Wenn eine Aufgabe einmal angeklickt wurde, gilt sie als gelesen und der Name erscheint in normaler Schrift.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aufgaben ungelesen (oder gelesen) einzustellen:

Wählen Sie mindestens eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Gruppe' oder 'erledigten Aufgaben' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox aus. Über der Aufgabenliste erscheint die Schaltfläche zum Festlegen von Aufgaben zum Lesen oder Ungelesen in einer grünen Symbolleiste. Klicken Sie auf dieses Symbol.
Eine kurze Nachricht bestätigt die Änderung und der Schriftstil der ausgewählten Zeile wird fett (ungelesen) angezeigt.

Aufgaben zuweisen

Neben den allgemeinen Benutzeroptionen zum Annehmen und Abgeben von Aufgaben können Benutzer mit speziellen Rechten die Benutzer- und/oder Gruppenzuordnung in den Registerkarteneigenschaften ändern. Wenn der aktuelle Benutzer den Bereich “Zuweisung” im Reiter “Eigenschaften” nicht sehen kann, beachten Sie bitte das Kapitel 'Aufgabenzuweisung', um weitere Informationen zu erhalten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe zuzuweisen:

Wählen Sie eine Aufgabe aus und öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften'. Wenn der aktuelle Benutzer das Recht hat, Benutzer/Gruppen zuzuweisen, wird der Zuordnungsbereich angezeigt.
Das erste Dropdown-Menü zeigt die aktuelle Gruppenzuordnung und das zweite der aktuellen Benutzerzuordnung. Mit einem Klick auf den Kreuz-Button auf der rechten Seite können Eingaben gelöscht werden. In diesem Zusammenhang wird keine Gruppe und/oder kein Benutzer zugeordnet. Durch Klicken auf den Dropdown-Pfeil kann ein Benutzer und/oder eine Gruppe ausgewählt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuweisen", damit die Änderungen wirksam werden.

Aufwände erfassen

Ein Mitarbeiter kann Zeit- und Kostenaufwendungen für eine einzelne Aufgabe dokumentieren und Kostenstellen direkt zuordnen. Diese Aufwände werden für den gesamten Vorgang zusammengefasst. Weitere Informationen zu den Aufwänden eines Vorgangs finden Sie im Kapitel 'Aufwände'.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Aufwand zu dokumentieren:

Öffnen Sie eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Gruppe' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Wechseln Sie in den Reiter Aufwände and und klicken Sie auf den Button 'Aufwand erfassen'.
Um Kosten zu erfassen, wählen Sie bitte den Typ 'Kosten'. Alle Eingabefelder sind Pflichtfelder. Bitte geben Sie eine Beschreibung, Kostenstelle, Währung und finanziellen Aufwand ein. Klicken Sie auf den Button 'Speichern', um den monetären Aufwand zu erfassen.
Wenn in der Benutzerprofil, wird es im Feld 'Kostenstelle' vorausgewählt. Bei Bedarf kann der Eintrag geändert werden.
Um Kosten zu erfassen, wählen Sie bitte den Typ 'Zeit'. Alle Eingabefelder sind Pflichtfelder. Bitte geben Sie eine Beschreibung, Kostenstelle und Zeitaufwand ein. Klicken Sie auf den Button 'Speichern', um den zeitlichen Aufwand zu erfassen.
Die zusammengefassten Aufwände für eine bestimmte Aufgabe sind in der Tabelle aufgeführt. Um einen Eintrag zu bearbeiten oder zu löschen, verwenden Sie die Schaltfläche mit den drei Punkten auf der rechten Seite der jeweiligen Zeile.

Aufgabe beenden

Erledigte Aufgaben müssen von einem Mitarbeiter im System dokumentiert werden, damit der Prozess fortgesetzt werden kann.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe als abgeschlossen zu markieren:

Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Um sicherzustellen, dass keine Aufgabe zweimal erledigt wird, packen Die Aufgabe, wenn sie nur einer Gruppe oder einem anderen Benutzer zugewiesen ist.
Auf der rechten Seite öffnet sich das entsprechende Smartformular und kann mit relevanten Daten gefüllt werden. Klicken Sie auf den Button 'Speichern und fertig stellen' und bestätigen Sie den Dialog über das Häkchen. Bevor eine Aufgabe geschlossen werden kann, öffnet sich ein Bestätigungsfenster, um unbeabsichtigte Eingaben zu vermeiden.
Alternativ kann eine Aufgabe im Reiter 'Eigenschaften' beendet werden, indem man auf die Schaltfläche 'Fertigstellen' klickt.

Erstellen einer AdHoc-Aufgabe

Eine sogenannte AdHoc-Aufgabe kann dynamisch erstellt werden und ist nicht Teil des ursprünglichen Prozessverlaufs. Eine solche Aufgabe kann z.B. erstellt werden, wenn ein Mitarbeiter während der Ausführung einer Aufgabe feststellt, dass ein zusätzlicher (nicht bereits bereitgestellter) Schritt notwendig ist, um die Aufgabe zu beenden. Für diesen Schritt legt der Mitarbeiter eine AdHoc-Aufgabe an, die zusätzlich zu den geplanten Aufgaben erledigt werden muss.

Eine solche Aufgabe kann in den Eigenschaften der Aufgabe erstellt werden. Ob es sich bei der Aufgabe um eine AdHoc-Aufgabe handelt, ist in der Aufgabenliste ersichtlich. Weitere Informationen zur Aufgabenliste finden Sie im Kapitel 'Anpassen von Aufgaben- und Prozessinstanzansichten'.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine AdHoc-Aufgabe zu erstellen:

Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften' und klicken Sie auf den Button 'AdHoc-Aufgabe erstellen'.
Bitte geben Sie einen Aufgabennamen und eine Beschreibung ein und speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf den Button 'Speichern' klicken. Durch Anklicken des Buttons 'Abbrechen' kann die Erstellung einer AdHoc-Aufgabe abgebrochen werden.
Die neue AdHoc-Aufgabe wird in der Aufgabenliste auf der linken Seite angezeigt und ihre Eigenschaftenregisterkarte wird auf der rechten Seite geöffnet. Sie wird automatisch dem Benutzer zugewiesen, der die AdHoc-Aufgabe erstellt hat. Wenn die Zuordnung nicht korrekt ist, ändern Sie die Benutzer- oder Gruppeneinträge in der unteren linken Ecke. Um einen Benutzer oder eine Gruppe zu löschen, klicken Sie auf den Kreuz-Button neben dem entsprechenden Feld. Um die Einträge zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil des entsprechenden Feldes und wählen Sie einen Eintrag aus der Vorschlagsliste aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuweisen" in der unteren rechten Ecke, um die Änderungen wirksam zu machen.

Rückfrage erstellen

“Rückfrage erstellen” ist eine besondere Art einer AdHoc-Aufgabe. Funktionalität und Erstellung sind identisch mit AdHoc-Aufgaben. Der Unterschied besteht darin, dass "Rückfragen erstellen" die aktuelle Aufgabe unterbricht, so dass sie nicht mehr in der Aufgabenliste des Benutzers erscheint. Die "Rückfrage erstellen" wird einem anderen Benutzer zugewiesen. Sobald die Rückfrage abgeschlossen ist, wird die ursprüngliche Aufgabe wieder aktiv. Die verbleibende Zeit, die auf die Rückfrage gewartet wurde, befindet sich auf derselben Ebene wie vor der Abfrage.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Rückfrage-Aufgabe zu erstellen:

Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Gruppe' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften' und klicken Sie auf den Button 'Abfrage stellen'.
Bitte geben Sie einen Aufgabennamen und eine Beschreibung ein und speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf den Button 'Speichern' klicken.
Bestätigen Sie die Meldung zum Unterbrechen der aktuellen Aufgabe und Starten einer Abfrage.
Die neue Abfrageaufgabe wird in der Aufgabenliste auf der linken Seite angezeigt und ihre Eigenschaftenregisterkarte wird auf der rechten Seite geöffnet. Sie wird automatisch dem Benutzer zugewiesen, der die Abfrageaufgabe erstellt hat. Wenn die Zuordnung nicht korrekt ist, ändern Sie die Benutzer- oder Gruppeneinträge in der unteren linken Ecke. Um einen Benutzer oder eine Gruppe zu löschen, klicken Sie auf den Kreuz-Button neben dem entsprechenden Feld. Um die Einträge zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil des entsprechenden Feldes und wählen Sie einen Eintrag aus der Vorschlagsliste aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuweisen" in der unteren rechten Ecke, um die Änderungen wirksam zu machen.