Allgemein

Einführung in das System

Dieses Kapitel führt den Benutzer in die Arbeit mit dem System ein. Der Anwender lernt die gebräuchlichsten Begriffe im System kennen und arbeitet mit einem BPMN 2.0 Standard. Auf diese Weise wird der Benutzer in die Lage versetzt, das Beste aus der Arbeit mit dem Workflow-Tool herauszuholen.

Das Kapitel enthält:

Sobald der Benutzer mit den Grundlagen der Workflow-Engine vertraut ist, kann er tiefer in die Funktionen des Systems eintauchen und die verschiedenen rollenbezogenen Leitfäden erkunden oder nach bestimmten Themen oder Tags suchen.

Definitionen

Zum besseren Verständnis werden die im System standardmäßig verwendeten Begriffe im Folgenden ausführlich erläutert.

Prozess

Ein Prozess beschreibt das Prozessmodell und die zugrundeliegende Logik des Workflows für den Prozessablauf und bildet somit die Grundlage für einen gelebten Prozess. Die Prozessdefinitionen bilden die oberste Schicht in der Reihenfolge der einzelnen Elemente.

In einem Prozess wird der allgemeine Ablauf dadurch definiert, wie ein Prozess ablaufen muss. Konkrete Werte gibt es hier noch nicht. Ein Prozess besteht aus mehreren Aktivitäten die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden sollen. Diese wiederum bestehen aus einem oder mehreren Aufgaben die von einem Teilnehmer durchgeführt werden muss.

Instanzen werden aus diesem Prozess heraus gestartet und gemäß dem Prozessmodell des Prozesses ausgeführt.

Weitere Informationen zur Gestaltung von Prozessen finden Sie im Kapitel Modellierung von Workflows.

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Smartform

Smartforms sind prozessbezogene Webformulare und enthalten alle für die Prozessabwicklung erforderlichen Daten. Diese Formulare sind einem Prozess. Von Beginn eines Beispiel kann das Smartformular jederzeit eingesehen und Daten eingegeben und geändert werden.

Prozessinstanz

Eine Prozessinstanz ist ein einzelner Prozessablauf, der auf einem Prozess. Es kann eine beliebige Anzahl von Instanzen für einen bestimmten Prozess geben. Aufgaben zu vervollständigen, wird erst erstellt, nachdem eine Instanz gestartet wurde. Der Prozess einer Instanz hängt von der zugrunde liegenden Definition ab.

Aktivität

Ein Prozess besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Ein Prozess wird erst fortgesetzt, wenn eine Aktivität abgeschlossen ist. Eine Aktivität besteht aus einer oder mehreren Aufgaben, die alle abgeschlossen sein müssen, bevor die Aktivität als abgeschlossen betrachtet werden kann. Eine Aktivität kann mehrere Aufgaben und wird aktiviert, sobald der Prozessablauf die Aktivität erreicht. Alle Aktivitäten werden in einer Liste angezeigt sobald eine Instanz ausgewählt ist.

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Aufgabe

Eine Aufgabe ist die Untereinheit einer Aktivität. Jede Aktivität besteht aus einer oder mehreren Aufgaben. Eine Aktivität wird erst abgeschlossen, wenn alle ihr zugewiesenen Aufgaben abgeschlossen wurden. Eine Aufgabe ist ein konkreter Arbeitsschritt, der von einem Mitarbeiter ausgeführt werden muss, bevor der nächste Prozessschritt gestartet werden kann. Die Aufgabenzuweisung bestimmt, wer der Aufgabe zugewiesen wird.

Aufgabenzuweisung

Die Aufgabenzuweisung klärt, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Eine Aufgabe kann direkt zugewiesen werden, entweder einem Benutzer oder einer Gruppe. Wenn einem Benutzer eine Aufgabe zugewiesen ist, muss der Benutzer die zugewiesene Aufgabe ausführen. Wenn die Aufgabe einer Gruppe zugewiesen ist, muss ein Benutzer aus der Gruppe die Aufgabe erledigen. Ein Benutzer kann packen eine Aufgabe vor Beginn der Arbeit, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe zweimal erledigt wird. Außerdem können Benutzer aushändigen Aufgaben, wenn sie es nicht abschließen können. In diesem Fall wird die Aufgabe für die gesamte Gruppe zur Bearbeitung freigegeben. 

Neben den allgemeinen Benutzeroptionen zum Greifen und Werfen von Aufgaben haben Prozesseigentümer mit Eigentümerrechten die Möglichkeit, die Benutzer- und Gruppenzuordnung im Zuordnungsbereich der Registerkarte Eigenschaften zu ändern. Wenn ein Benutzer die Rolle team-manager hat, darf der Benutzer die Benutzerzuordnung innerhalb der entsprechenden Gruppe ändern. Auf Wunsch kann diese Funktionalität auch für alle Benutzer eines Tenant. Weitere Informationen zum Zuweisen von Aufgaben zu einem Benutzer und/oder einer Gruppe finden Sie im Kapitel 'Aufgaben zuweisen'.

Gruppe

Eine Gruppe besteht aus einer Kombination mehrerer Einzelbenutzer. Beispielsweise kann eine Gruppe aus einem oder mehreren Geschäftsbereichen innerhalb eines Unternehmens bestehen. Gruppen sind notwendig, wenn Aufgaben nicht einer einzelnen Person zugeordnet werden können, sondern auf verschiedene Benutzer aufgeteilt werden müssen, um innerhalb eines bestimmten Zeitlimits erledigt zu werden.

Swimlanes

Ein Unternehmen kann in mehrere kleinere Abteilungen unterteilt werden. Diese Abteilungen spiegeln sich in der Prozessmodellierung als "Swimlanes" wider. Diese Swimlanes können einem bestimmten Benutzer oder einer Gruppe als Editor zugewiesen werden.

Alle Aktivitäten und Aufgaben, die sich innerhalb der Swimlane befinden, werden entsprechend den gespeicherten Zuordnungen zugewiesen.

Da es Aufgaben gibt, die nur einer Person in einer Gruppe zugewiesen werden können, besteht die Möglichkeit, einer bestimmten Person aus der angegebenen Gruppe eine Swimlane zuzuweisen. Hier muss die folgende Syntax verwendet werden:

group(<GROUPNAME>)–>member(<MEMBERSHIPNAME>)

Prozessvariablen

Prozessvariablen sind die Daten, die in ein Smartformular eingegeben und im System gespeichert wurden. Für jedes HTML-Element (z.B. Eingabefeld) wird eine sogenannte Prozessvariable angelegt. Der Name der Prozessvariablen entspricht der ID des Feldes, und der Inhalt entspricht dem Inhalt des Felds.

Alle in ein Eingabefeld eingegebenen Textdaten werden gespeichert und beim nächsten Öffnen des Smartforms wird dieses Textfeld mit genau diesen Informationen gefüllt.

Der Status der Radiobuttons, Checkboxen und Auswahlfelder wird ebenfalls gespeichert und beim erneuten Öffnen wiederhergestellt.