Filtern, sortieren, Ansichten anpassen

Das System bietet Anwendern verschiedene Möglichkeiten, ihre Aufgaben und Prozessinstanzen zu organisieren. Daher können Benutzer diese in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren, individuelle Filter einrichten und die Spalten konfigurieren, die in den Listen angezeigt werden. 

Sortieren

Benutzer können alle Prozessinstanzen und Aufgabenansichten temporär in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren, indem sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Der erste Klick auf einen Spaltennamen sortiert die Liste in aufsteigender Reihenfolge und ein zweiter Klick in absteigender Reihenfolge. Die sortierte Spalte wird hervorgehoben, und der kleine Pfeil neben dem Spaltennamen zeigt an, in welcher Reihenfolge die Liste sortiert ist. Diese temporäre Sortierung wird nicht gespeichert und verschwindet nach einer Aktualisierung oder Abmeldung.

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Sie können auch eine gespeicherte Sortierung einrichten, die immer vorhanden ist, wenn Sie diese Liste öffnen:

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Konfigurieren von Spalten in Aufgaben- und Vorgangslisten

Ein Benutzer kann bestimmen, welche Aufgaben- oder Vorgangsinformationen relevant sind. Daher können Benutzer die angezeigten Spalten in ihren Aufgaben- und Vorgangslisten individuell einrichten.

Gehen Sie wie folgt vor, um Spalten zu konfigurieren: 

1. Wählen Sie entweder "Meine Aufgaben" oder "Meine Vorgänge", indem Sie auf das Automatisierungssymbol in der Symbolleiste auf der linken Seite klicken.

    

    

    

2. Mit einem Klick auf das Symbol Spalten konfigurieren erscheint das Konfigurationsmenü.

    

    

    

3. In der Kopfzeile des Konfigurationsmenüs kann eine Suche nach Spaltennamen gestartet werden. Wählen Sie alle Spalten aus, die angezeigt werden sollen, indem Sie die Checkboxen aktivieren. Spalten mit deaktivierten Kontrollkästchen werden nicht angezeigt.

    

Spaltenansicht zur Anzeige von Prozessinstanzen

Spaltenansicht zum Anzeigen von Aufgaben

Exportieren von Aufgaben- und Vorgangslisten

Benutzer können jede Aufgaben- und Vorgangsliste nach Excel exportieren. 

Exportieren von Aufgabenansichten

Dieser Excel-Export bietet einen Überblick über die aktuell ausgewählte Aufgabenansicht. Für jede Aufgabe zeigt der Excel-Bericht die folgenden Daten an: 

• Name der Aufgabe

• Zugewiesener Bearbeiter

• Zugewiesene Gruppe

• ob es sich um eine AdHoc-Aufgabe handelt oder nicht

• Name der Prozessdefinition

• Name des Vorgangs

• Aktivität

• Indexfelder

• Erstellungszeit

• verbleibende Bearbeitungszeit

• verstrichene Bearbeitungszeit

• Anzahl der verfügbaren Links

• Anzahl der verfügbaren Dokumente

• Anzahl der Notizen

• ob ein Smartformular verfügbar ist oder nicht

• Status (zeitl. Fortschritt)

• Ob die Aufgabe offen ist

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabenlist nach Excel zu exportieren:

1. Klicken Sie auf das Automatisierungssymbol in der Symbolleiste auf der linken Seite. Wählen Sie im Seitenmenü 'Meine Aufgaben' und wählen Sie eine beliebige Aufgabenansicht, z.B. 'Alle offenen Aufgaben'.

2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite eine Übersicht aus. Um einen Excel-Export zu erstellen, klicken Sie auf das Download-Symbol auf der rechten Seite. Das Popup-Fenster "Als Excel-Datei herunterladen" erscheint. 

    

    

3. Bitte wählen Sie einen Speicherpfad und öffnen Sie die Excel-Datei. 

Exportieren von Vorgangslisten

Dieser Bericht bietet einen Excel-Export über die aktuell ausgewählte Vorgänge. Für jeden Vorgang zeigt der Excel-Bericht die folgenden Daten an: 

• Name des Vorgangs

• Startdatum

• Enddatum, falls verfügbar

• Name der Prozessdefinition

• Berechnetes Ende

• Geplantes Ende

• Indexfelder

• Ersteller

• Erstellergruppe, falls vorhanden

• Anzahl der angehängten Dokumente

• Anzahl der Notizen

• ob ein Smartformular verfügbar ist oder nicht

• Status

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorgangsliste nach Excel zu exportieren:

1. Klicken Sie auf das Automatisierungssymbol in der Symbolleiste auf der linken Seite. Wählen Sie im Seitenmenü “Meine Vorgänge” und wählen Sie eine beliebige Vorgangsliste aus, z.B. 'Gestartete Prozessinstanzen'.

2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite eine Übersicht aus. Um eine Instanzübersicht zu erstellen, klicken Sie auf das Download-Symbol auf der rechten Seite. Das Popup-Fenster "Als Excel-Datei herunterladen" erscheint. 

    

    

3. Bitte wählen Sie einen Speicherpfad und öffnen Sie die Excel-Datei. 

Filter

Ein Benutzer kann sowohl gespeicherte als auch temporäre Filter mit individuellen Suchkriterien für Aufgaben- und Vorgangslisten definieren.  

Erstellen eines temporären Filters

Wenn Benutzer eine schnelle Einschränkung der Aufgaben oder Instanzen in ihren Listen benötigen, können sie temporäre Filter konfigurieren. 

Um einen temporären Filter einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

1. Klicken Sie auf das Automatisierungssymbol in der Symbolleiste auf der linken Seite und wählen Sie die Option 'Meine Aufgaben' oder 'Meine Prozessinstanzen' und klicken Sie auf das Filtersymbol.

    

    

2. Unterhalb der Spaltenüberschriften erscheint eine neue Zeile zur Eingabe von Filterparametern. Dort werden die Inhalte angegeben nach denen in der jeweiligen Spalte gefiltert werden soll.

    

    

3. Neben den Spaltenüberschriften erscheint ein Filtersymbol, wenn ein Filter aktiv ist. Um den Filter zu ändern, klicken Sie in das Eingabefeld der Spalte, auf die ein Filter angewendet wird, oder klicken Sie auf das “x” neben dem Filterinhalt, um den Spaltenfilter zu löschen.  Wenn mehrere Spalten gefiltert werden, müssen die angezeigten Zeilen alle Kriterien erfüllen.

    

Erstellen eines gespeicherten Filters

Um einen wiederverwendbaren Filter zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option “Meine Aufgaben” oder “Meine Vorgänge”.

    

    

2. Um gespeicherte Filter zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol "Gespeicherte Filter konfigurieren" im Menü auf der linken Seite in der unteren linken Ecke. Die Filterliste wird angezeigt. Klicken Sie auf den Button 'Filter hinzufügen' (wenn die Filterliste leer ist) oder auf den Plus-Button in der linken unteren Ecke, um einen weiteren Filter hinzuzufügen.

    

    

    

3. Auf der rechten Seite öffnet sich der Detailbereich. Fügen Sie einen aussagekräftigen Filternamen ein. Wählen Sie eine Sortierspalte aus dem Dropdown-Menü unter "Sortieren nach Spalte" aus. Wählen Sie die Sortierkriterien als "Aufsteigend" oder "Absteigend".

    

    

4. Sie können mehrere Filterkriterien im Bereich "Filter setzen" verwenden. Wählen Sie das erste Kriterium über das Dropdown-Menü aus.

    

    

    

5. In unserem Beispiel haben wir die Spalte Vorgang ausgewählt. Geben Sie den entsprechenden Wert in die eckigen Klammern für die ausgewählten Kriterien ein. Die Groß-/Kleinschreibung des Werts wird ignoriert.

    

    

    

6. Zusätzliche Werte können über die Plus-Taste (1.). Zweiter Wert kann innerhalb der eckigen Klammern eingegeben werden(2.). Zusätzliche Werte können über die Schaltfläche 'x' hinzugefügt und gelöscht werden (3., 4.). Diese Werte folgen dem logischen Operator ODER, wie zwischen den Werten angegeben. Jedes Suchkriterium kann durch Einfügen weiterer Werte erweitert werden.

    

    

7. Fügen Sie zusätzliche Suchkriterien hinzu, um die Suche weiter einzuschränken, indem Sie auf das Pluszeichen in der Kopfzeile des ersten Parameters klicken. Es öffnet sich ein weiterer Eingabebereich. Wählen Sie den gewünschten Parameter aus und fügen Sie die Werte hinzu. Diese Werte folgen dem logischen Operator UND.

    

    

8. Für die zweite Kriterienspalte wird über das Dropdown-Menü "Offen" ausgewählt. Nur die offenen Aufgaben sollen aufgelistet werden, und das Feld Wert ist aktiviert.

    

    

9. Um den Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button 'Speichern'. Eine kurze Nachricht bestätigt die Speicherung. Der Filtername wird sofort in der Filterliste und als neuer Menüpunkt unterhalb der Option Gespeicherte Filter angezeigt.

    

So verwenden Sie einen gespeicherten Filter

Sie können gespeicherte Filter verwenden, nachdem Sie das Fenster Aufgaben oder Vorgänge geöffnet haben. Im folgenden Beispiel haben wir fünf offene Aufgaben:

Nachdem Sie auf "offene Aufgaben Onboarding" geklickt haben, werden unsere offenen Aufgaben gemäß den Kriterien unseres Filters angezeigt:

Ändern eines gespeicherten Filters

Um einen Filter zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Aufgaben' oder 'Meine Prozessinstanzen'.

    

    

    

2. Um einen Filter zu ändern, klicken Sie auf das Symbol "Gespeicherte Filter konfigurieren" im Menü auf der linken Seite in der unteren linken Ecke.

    

    

3. Klicken Sie auf den entsprechenden Filternamen und der Eingabebereich wird auf der rechten Seite angezeigt. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Weitere Informationen zum Erstellen von Filtern finden Sie im Kapitel Erstellen eines gespeicherten Filters. Die Änderungen werden gespeichert, indem Sie auf den Button 'Speichern' klicken. Eine kurze Nachricht bestätigt die Speicherung. 

    

Löschen eines gespeicherten Filters

Um einen Filter zu löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Aufgaben' oder 'Meine Prozessinstanzen'.

    

    

2. Um einen Filter zu löschen, klicken Sie auf das Symbol "Gespeicherte Filter konfigurieren" im Menü auf der linken Seite in der unteren linken Ecke.

    

    

3. Klicken Sie auf den entsprechenden Filternamen und der Eingabebereich wird auf der rechten Seite angezeigt. Klicken Sie auf den Button 'Löschen' und bestätigen Sie die Anfrage mit einem Klick auf die Markierung. Eine kurze Nachricht bestätigt den Löschvorgang. Der Filtername wird sofort aus der Filterliste entfernt und steht nicht mehr als Menüpunkt unterhalb der Option Gespeicherter Filter zur Verfügung.