External Instance Start/Webform Start

Beschreibung

Smartforms können über die Eigenschaften extern zur Verfügung gestellt werden, so dass Instanzen von externen Benutzern gestartet werden können. Diese Funktion erleichtert die Integration der Lieferanten oder der Kunden in Ihre Workflows. Um diese Funktion zu konfigurieren, müssen Sie zum Workflow-Repository navigieren und den jeweiligen Workflow öffnen.

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Weiter geht es mit unserem Beispiel-Workflow "Access Rights Request".
Um Änderungen an einem Workflow vornehmen zu können, müssen Sie zunächst die veröffentlichte Version wiederherstellen.

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Jetzt können Sie die gewünschten Änderungen nach Ihren Bedürfnissen vornehmen. Im Abschnitt Eigenschaften stehen drei Funktionen zur Verfügung: Webform start, Topbar and Documents.

Externer Zugriff für das Smartform/Webform

Um einen externen Instanzstart des Workflows 'Access Rights Request' zu ermöglichen, müssen Sie die Checkbox 'Webform start' aktivieren. Der Link zum Smartform wird verfügbar sein und kann nach der Veröffentlichung über 'Copy webform link' kopiert werden.

Sie müssen die neue Version veröffentlichen, um Ihre Änderungen verfügbar zu machen.

Das Formular ist nun für externe Benutzer ohne Authentifizierung oder Benutzerinformationen zugänglich.

Element-Control für den Webform-Start

Um die Element-Control-Einstellungen für die externe Webformular-Ansicht des Smartforms zu konfigurieren, müssen Sie die Element-Control-Dropdown-Liste öffnen und den 'Status: Webform-Start' auswählen. Auf diese Weise können Sie zusätzlich zu Ihren aktuellen Einstellungen Änderungen an Ihrem Smartform speziell für die Webformularansicht vornehmen.

Jetzt können Sie Änderungen an Ihrer externen Webformularansicht über das Element Control Panel vornehmen.

Hinzufügen einer oberen Leiste zu Ihrem Webformular

Zuerst müssen Sie Ihre Version wiederherstellen. Sie müssen das Kontrollkästchen "Topbar" in den Eigenschaften aktivieren, um es zu Ihrem Webformular hinzuzufügen.

Veröffentlichen Sie Ihre neue Version, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen.

Der Link zu Ihrem Webformular bleibt unverändert. Sie können sehen, dass Ihr Webformular jetzt eine obere Leiste mit dem Mandantenlogo und dem Sprachabschnitt hat.

Hinzufügen eines Anhangsabschnitts zu Ihrem Webformular

Für bestimmte Workflows ist es notwendig, dass die Benutzer Dokumente beim Instanzstart hochladen können. Dies ist auch für Webformulare möglich, Sie können diese Funktion aktivieren, indem Sie im Abschnitt Eigenschaften auf die Checkbox "Documents" klicken.

Sie müssen Ihre Version erneut veröffentlichen, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen.

Sie können sehen, dass Ihr Webformular jetzt über eine neue Registerkarte "Attachments" verfügt, über die externe Benutzer Dokumente hochladen können.

Dokumente können über die Schaltfläche Datei(en) hochladen oder per Drag & Drop hochgeladen werden.

Wenn der externe Benutzer versucht, ein Dokument hochzuladen, das nicht unterstützt wird, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt.

Erfolgreiches Absenden des Formulars

Eine neue Instanz wird im Produkt für Ihren Workflow erstellt, nachdem das Smartform vom externen Benutzer erfolgreich übermittelt wurde.

In unserem Beispiel sehen wir nun eine Aufgabe der Instanz '33651754' in der Liste der offenen Aufgaben: