Leitfaden für Prozessstarter

Ein Leitfaden für Process Starter

Dieses Handbuch richtet sich an Benutzer mit der Prozessstarterrolle. Die Informationen in diesem Handbuch umfassen sowohl Prozessstarts als auch Vorlagen.

Starten einer neuen Prozessinstanz

Eine neue Prozessinstanz kann direkt im System oder über ein Webformular gestartet werden. Einen Prozess außerhalb des Systems zu starten ist vor allem dann sinnvoll, wenn nicht alle Beteiligten Zugriff auf das System haben. Im Folgenden wird der Start neuer Prozessinstanzen innerhalb des Systems beschrieben. Sollten Webformulare für bestimmte Prozesse vorhanden sein, wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Prozessinstanz im System zu starten:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie den Menüpunkt 'Prozesse starten'. Alle verfügbaren Prozessdefinitionen werden im Inhaltsbereich angezeigt.

   Open

   

   Wenn eine Prozessdefinition in dieser Liste nicht verfügbar ist, hat der jeweilige Benutzer nicht die Berechtigung, eine Instanz für die angegebene Prozessdefinition zu starten. Bitte wenden Sie sich an den Ansprechpartner.
   Alternativ kann eine neue Prozessinstanz basierend auf einer vorhandenen gestartet werden. Wählen Sie daher eine vorhandene Prozessinstanz aus der Prozessinstanzliste im Menüpunkt 'Meine Prozessinstanzen' aus. Öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften' und klicken Sie auf den Button 'Als Vorlage verwenden'. Bitte leiten Sie es in diesem Zusammenhang wie in Schritt 3 beschrieben weiter.

   Open

   

2. Klicken Sie auf den entsprechenden Prozessnamen, um eine neue Instanz zu starten.

3. Die folgende Ansicht ist in zwei Bereiche unterteilt. Auf der linken Seite ist die aktuell ausgewählte Prozessdefinition grau hinterlegt. Die Registerkarte Smartform wird automatisch geöffnet. Füllen Sie alle relevanten Daten aus oder wählen Sie eine Vorlage aus der Registerkarte Vorlage zum Vorausfüllen aus. Eine Instanz kann durch Klick auf die Schaltfläche 'Prozess starten' im Reiter 'Eigenschaften' oder 'Smartform' gestartet werden.

    

4. Optional kann die Prozessinstanz mit individuellen Eigenschaften angereichert werden. Wechseln Sie dazu in die Registerkarteneigenschaften, wo ein benutzerdefinierter Name für die Instanz und Beschreibung eingefügt werden kann. Prozessrelevante Dokumente können auf der entsprechenden Registerkarte verwaltet werden (siehe Abschnitt 'Dokumente' für weitere Informationen).
   Eine Instanz kann durch Klick auf die Schaltfläche 'Prozess starten' im Reiter 'Eigenschaften' oder 'Smartform' gestartet werden.

    

5. Nach erfolgreichem Start einer neuen Prozessinstanz wird der Benutzer automatisch in die Ansicht 'Gestartete Prozessinstanzen' weitergeleitet.

Verwalten von Prozessinstanzvorlagen

Für Prozessinstanzen mit wiederkehrenden Inhalten können Benutzer Vorlagen mit vorausgefüllten Daten erstellen. Die Vorlagen sind benutzerbezogen und können nur von dem Benutzer angezeigt und verwendet werden, der die Vorlage erstellt hat.

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, eine Vorlage zu erstellen. Zum einen beim Start einer Prozessinstanz und zum anderen aus bestehenden Prozessinstanzen. Beide Verfahren werden im Folgenden erläutert. 

Erstellen einer Vorlage beim Start der Prozessinstanz

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage für eine Prozessinstanz zu erstellen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Prozesse starten'. Alle verfügbaren Prozessdefinitionen werden im Inhaltsbereich angezeigt.

   Wenn eine Prozessdefinition in dieser Liste nicht verfügbar ist, hat der jeweilige Benutzer nicht die Berechtigung, eine Instanz für die angegebene Prozessdefinition zu starten. Bitte wenden Sie sich an den Ansprechpartner.

2. Wählen Sie den entsprechenden Prozessinstanznamen aus, um eine neue Vorlage zu erstellen.

3. Die Ansicht ist in zwei Bereiche unterteilt. Auf der linken Seite ist die aktuell ausgewählte Prozessdefinition grau hinterlegt. Die Registerkarte Smartform wird automatisch geöffnet. Füllen Sie alle relevanten Daten aus oder verwenden Sie eine Vorlage aus der Registerkarte Vorlage zum Vorausfüllen. 

    

4. Optional kann im Reiter Eigenschaften der Vorlagenname festgelegt werden, der auch der benutzerdefinierte Name für die Instanz ist. Zusätzlich kann hier eine Beschreibung eingefügt werden. Prozessrelevante Dokumente können auch im entsprechenden Tab angehängt werden (siehe Abschnitt Dokumente für weitere Informationen). Nachdem Sie alle relevanten Daten vorausgefüllt haben, erstellen Sie eine neue Prozessinstanzvorlage, indem Sie auf den Button "Vorlage erstellen" klicken.

    

5. Die Vorlage ist jetzt auf der Registerkarte Vorlage verfügbar. 

Erstellen einer Vorlage aus einer vorhandenen Prozessinstanz

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage für eine Prozessinstanz aus einer vorhandenen zu erstellen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Prozessinstanzen'.

2. Wählen Sie eine bereits vorhandene Prozessinstanz aus, öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften' und klicken Sie auf den Button 'Als Vorlage verwenden'.

    

3. Der Bereich 'Prozesse starten' wird geöffnet und die gesamte Vorlage des entsprechenden Prozesses ist auf der rechten Seite verfügbar. Wie in Kapitel 'Erstellen einer Vorlage beim Start der Prozessinstanz' kann die Vorlage mit verschiedenen Daten angereichert werden. Um die Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den Button 'Vorlage erstellen'.

    

4. Die Vorlage ist jetzt auf der Registerkarte Vorlage verfügbar. 

Aktualisieren einer Vorlage

Vorlagen können nur auf der Registerkarte Vorlage geändert werden. Die Registerkarte ist nur verfügbar, wenn eine startbare Prozessdefinition ausgewählt ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage zu aktualisieren:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Prozesse starten'.

    

2. Wählen Sie die entsprechende Prozessdefinition aus.

3. Öffnen Sie den Reiter Vorlage. 

4. Wählen Sie die Vorlage aus, die aktualisiert werden soll.

    

5. Die Registerkarte Smartform wird angezeigt. Geben Sie die erforderlichen Anpassungen ein. 

6. Speichern Sie die Änderungen in der Vorlage, indem Sie auf die Schaltfläche "Vorlage aktualisieren" klicken. Eine kurze Nachricht informiert über die erfolgreiche Speicherung.

Löschen einer Vorlage

Wird eine Vorlage nicht mehr benötigt, kann sie aus der Vorlagenliste im Reiter Vorlage gelöscht werden. Die Registerkarte ist nur verfügbar, wenn eine startbare Prozessdefinition ausgewählt ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage zu löschen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Prozesse starten'.

2. Wählen Sie die entsprechende Prozessdefinition aus.

3. Öffnen Sie den Reiter Vorlage. 

4. Wählen Sie die Vorlage aus, die gelöscht werden soll.

5. Klicken Sie auf den Button 'Löschen'.

    

6. Zum Löschen bestätigen Sie bitte den Dialog über das Häkchen.

Anzeigen meiner gestarteten Prozessinstanzen

Hier können alle Prozessinstanzen eingesehen werden, die vom aktuellen Benutzer initiiert wurden. 

Gehen Sie wie folgt vor, um die Liste aller vom aktuellen Benutzer gestarteten Prozessinstanzen zu öffnen:

1. Klicken Sie im Seitenmenü auf den Button 'Automatisieren' und wählen Sie die Option 'Meine Prozessinstanzen'.

2. Klicken Sie auf den Menüpunkt 'Gestartete Prozessinstanzen'.  Alle gestarteten Prozessinstanzen, die vom aktuellen Benutzer gestartet wurden, werden aufgelistet. Die Prozessinstanzen werden in der Liste absteigend nach ihrem Startdatum angezeigt. Weitere Informationen zum Filtern und Sortieren von Prozessinstanzen finden Sie im Kapitel Filtern, sortieren, Ansichten anpassen.