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Registerkarten im System
In den folgenden Abschnitten werden alle Registerkarten einschließlich ihrer Aktionen und Inhalte beschrieben.
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Eigenschaften
Die Registerkarte Eigenschaften bietet verschiedene Inhalte und Aktionen. Beide hängen davon ab, ob sie von einer Prozessinstanz, Aktivität oder Aufgabe aus geöffnet wird. In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Registerkartenansichten beschrieben.
Eigenschaften einer Prozessinstanz
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Informationen über den Benutzer, der die Prozessinstanz. | ||||||
| Informationen über die Startzeit der Prozessinstanz. | ||||||
| Name der Prozessinstanz. | ||||||
| Eine Beschreibung der Prozessinstanz, die bearbeitet werden kann. | ||||||
| Durch Klicken auf diese Schaltfläche kann eine Instanz archiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter 'Prozessinstanzen archivieren'. | ||||||
| Durch Klicken auf diese Schaltfläche kann diese Instanz als Vorlage verwendet werden. Auf Basis der aktuellen Prozessinstanz können sowohl neue Prozessinstanzen als auch Vorlagen angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten 'Erstellen einer Vorlage aus einer vorhandenen Prozessinstanz' und Starten einer neuen Prozessinstanz'. | ||||||
| Smartform-Sperren können entfernt werden. Siehe Section Handling | ||||||
| Durch Klicken auf diese Schaltfläche können ein Prozessinstanzbericht und ein Aufwandsbericht generiert werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang Kapitel Absatz (')Berichtend'. | ||||||
| Wenn der Prozessinstanzname oder das Beschreibungsfeld bearbeitet wird, können die Änderungen durch Klicken auf diese Schaltfläche gespeichert werden. |
Eigenschaften einer Aktivität
Nur Benutzer mit der Rolle Prozessmanager können anzeigen Aktivitäten.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Der Name des Aktivität. | ||||||
| Dieser zeigt an, wie viele Aufgaben die Aktivität enthält und wie viele bereits erledigt wurden. | ||||||
| Hier wird die Beschreibung einer Aktivität angezeigt. | ||||||
| Hier wird die Startzeit der Aufgaben angezeigt. | ||||||
| Mit einem Klick auf diesen Button kann eine Aktivität signalisiert werden, die auf ein Ereignis wartet. |
Eigenschaften einer Aufgabe
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Name des Prozessinstanz. | ||||||
| Informationen über den Benutzer, der die Prozessinstanz. | ||||||
| Informationen über die Startzeit der Aufgabe. | ||||||
| Informationen über das berechnete Ende der Aufgabe. Das berechnete Ende wird aus dem Startdatum der Aufgabe und der Bearbeitungszeit dieser Aufgabe berechnet. Weitere Informationen finden Sie unter Critical Path Method (CPM) für weitere Details zu diesem Thema. | ||||||
| Der Name der Aufgabe, die im Prozessmodell angegeben ist. | ||||||
| Hier wird die Beschreibung der Aufgabe angezeigt. Die Beschreibung ist im Prozessmodell definiert und kann nicht bearbeitet werden. | ||||||
| Mit einem Klick auf diesen Button kann eine Abfrage gestartet werden. Die aktuelle Aufgabe wird unterbrochen, sodass sie nicht mehr in der Aufgabenliste des Benutzers angezeigt wird. Die "Abfrage stellen" wird einem anderen Benutzer zugewiesen. Sobald die "Abfrage" erledigt ist, wird die ursprüngliche Aufgabe wieder aktiv. Bitte beachten Sie das Kapitel 'Abfrage stellen' für weitere Informationen. | ||||||
| Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann eine AdHoc-Aufgabe gestartet werden. Eine AdHoc-Aufgabe ist eine Aufgabe, die zusätzlich zu den geplanten Aufgaben ausgeführt werden muss. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 'AdHoc-Aufgabe erstellen'. | ||||||
| Durch Anklicken des Buttons Grab kann sich der Nutzer selbst eine Aufgabe zuweisen. Wenn dem aktuellen Benutzer eine Aufgabe zugewiesen ist, wird diese Schaltfläche durch die Schaltfläche Werfen ersetzt. Mit dieser Schaltfläche können Benutzer Aufgaben übergeben, wenn sie sie nicht abschließen können. Bitte beachten Sie die Kapitel 'Aufgaben werfen' und 'Aufgaben erfassen' für weitere Informationen. | ||||||
| Mit einem Klick auf diesen Button wird eine Aufgabe erledigt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte Kapitel 'Aufgabe beenden'. | ||||||
| Hier wird die Anzahl der angehängten Dokumente und Notizen angezeigt. Mit einem Klick auf eines der Felder wird der entsprechende Reiter geöffnet. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 'Urkunden' und "Anmerkungen'. | ||||||
| Der Zuordnungsbereich ist in der Regel nur für Prozessmanager oder Teammanager sichtbar. Diese Funktionalität kann jedoch global für alle Benutzer in einem Mandanten verfügbar gemacht werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 'Aufgabenzuweisung'. |
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Dokumente
Es ist möglich, Dokumente an eine Prozessinstanz anzuhängen. Zum Beispiel, um prozessrelevante Informationen anzuzeigen. Diese Dokumente können hochgeladen und dann heruntergeladen und von den am Prozess Beteiligten angesehen werden. Das Layout der Registerkarte Dokumente wird im Folgenden ausführlich beschrieben.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Name des Dokuments. | ||||||
| Größe des Dokuments. | ||||||
| Das Datum des Dokuments wurde hochgeladen. | ||||||
| Der Erstellungsbenutzer des Dokuments wird benannt. | ||||||
| Optional kann ein Kommentar eingefügt werden. | ||||||
| Hier wird dokumentiert, wann ein Dokument angehängt wurde. Dokumente können direkt an eine Prozessinstanz, eine Aktivität oder eine Aufgabe angehängt werden. | ||||||
| Durch Klicken auf diese Schaltfläche stehen für jedes Dokument zusätzliche Aktionen (Herunterladen, Umbenennen, Verschieben, Bearbeiten eines Kommentars, Löschen) zur Verfügung. | ||||||
| Mit einem Klick auf diesen Button kann eine Datei angehängt werden. | ||||||
| Mit einem Klick auf diesen Button kann eine Dateistruktur eingerichtet werden. |
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Notizen
Diese Registerkarte dient zum Erstellen von Notizen, die von den Prozessbeteiligten eingesehen werden können. Das Layout der Registerkarte Notizen wird im Folgenden ausführlich beschrieben.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Inhalt der Notiz. | ||||||
| Erstellungsdatum der Notiz. | ||||||
| Name des Benutzers, der die Notiz erstellt hat. | ||||||
| Hier wird dokumentiert, wann eine Notiz erstellt wurde. Notizen können direkt zu einer Prozessinstanz, einer Aktivität oder einer Aufgabe erstellt werden. | ||||||
| Durch Anklicken dieses Buttons kann eine Notiz gelöscht werden. | ||||||
| Eine Notiz kann durch Drücken des Buttons 'Notiz hinzufügen' hinzugefügt werden. |
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Swimlanes
Wenn Sie eine Prozessinstanz unter "Meine markierten Prozessinstanzen" auswählen, kann der Benutzer mit der Rolle "Prozessmanager" die Registerkarte Swimlanes öffnen. Innerhalb dieser Registerkarte können Gruppen und Benutzer verwaltet werden, die jeder Swimlane zugewiesen sind.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Allgemeine Übersicht über alle zugehörigen Swimlanes mit ausgewählter Prozessinstanz. Ein Klick in das Feld einer Swimlane öffnet eine Detailansicht. | ||||||
| Innerhalb der Detailansicht einer Swimlane können verfügbare Gruppen einer Swimlane mit einem Dropdown-Menü zugewiesen oder entfernt werden. | ||||||
| Innerhalb der Detailansicht einer Swimlane kann ein verfügbarer Benutzer einer Swimlane mit einem Dropdown-Menü zugewiesen oder entfernt werden. | ||||||
| Verwerfen Sie Änderungen, die an der ausgewählten Swimlane vorgenommen wurden. | ||||||
| Speichern Sie die an der ausgewählten Swimlane vorgenommenen Änderungen. | ||||||
| Wenn Sie auf die drei Punkte rechts neben einer Swimlane klicken, kann der Benutzer über die Schaltfläche "Verlauf anzeigen" auf den Verlauf der Zuweisungen aus der Swimlane zugreifen. | ||||||
| Übersicht über die Historie der Zuweisungen, die innerhalb der ausgewählten Swimlane vorgenommen wurden. | ||||||
| Benutzername, der der Swimlane zugewiesen ist. | ||||||
| Benutzer, der die Änderungen an der Zuweisung vorgenommen hat. | ||||||
| Zeitstempel der Zuordnung. | ||||||
| Schaltfläche Schließen, um den Verlauf der Zuordnungsansicht zu verlassen. |
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Prozessmodell
Die Registerkarte Prozessmodell bietet eine Übersicht über die bereitgestellte Prozessdefinition und die aktuell laufenden Aktivitäten sowie die bereits abgeschlossenen Aktivitäten der ausgewählten Prozessinstanz. Auf die Registerkarte Prozessmodell können Sie über "Meine Prozessinstanzen" zugreifen, während Sie eine Instanz auswählen und dann zur Registerkarte "Prozessmodell" navigieren.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Übersicht über das Prozessmodell und den aktuellen Fortschritt der ausgewählten Prozessinstanz. | ||||||
| Vergrößern oder verkleinern Sie die Modellgröße innerhalb der Registerkarte. | ||||||
| Aktivitäten, die abgeschlossen wurden, werden grün eingefärbt und ein Bestätigungshäkchen oben rechts neben der Aktivität angezeigt. | ||||||
| Laufende Aktivitäten blinken hellgrün und haben eine Spielmarkierung oben rechts neben der Aktivität. |
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Aufwände
Das System bietet dem Anwender die Möglichkeit, die mögliche Kumulierung monetärer oder zeitlicher Aufwände innerhalb einer Aufgabe zusammenzufassen. Im Reiter Aufwand einer Prozessinstanz werden alle erfassten Aufwände für die gesamte Prozessinstanz zusammengefasst. Anstrengungen können nur für eine Aufgabe erfasst werden (siehe Kapitel 'Nachverfolgung der Bemühungen' für weitere Informationen). Um dem Prozessverantwortlichen einen Überblick über alle beteiligten Aufwände zu geben, werden die kumulierten Aufwände für alle Aufgaben angezeigt. Das Layout der Registerkarten Aufwand und Aufwand wird im Folgenden ausführlich beschrieben.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hier wird die Aufwandsart angezeigt. Das Uhrensymbol steht für Zeitausgaben und das Geldsymbol für Geldkosten. | ||||||
| In dieser Spalte wird der Aufwand angezeigt. | ||||||
| Hier wird das Gerät angezeigt. | ||||||
| Diese Spalte zeigt die Kostenstelle, in der die Ausgaben angefallen sind. | ||||||
| Die Aufwandsbeschreibung wird hier angezeigt. | ||||||
| Diese Spalte zeigt, wann der Aufwand dokumentiert wurde. | ||||||
| Diese Spalte zeigt, wer den Aufwand dokumentiert hat. | ||||||
| Diese Spalte zeigt, welche Aufgabe der Aufwand angefallen ist. Diese Spalte wird nur auf der Registerkarte Bemühungen von Prozessinstanzen angezeigt. | ||||||
| Diese Spalte zeigt die Gruppe, die den Aufwand dokumentiert hat. Diese Spalte wird nur auf der Registerkarte Bemühungen von Prozessinstanzen angezeigt. | ||||||
| Mit einem Klick auf die drei Punkte konnten Einträge gelöscht und bearbeitet werden. | ||||||
| Diese Ansicht ist nur für Prozessinstanzen verfügbar. Hier kann ein Prozessbesitzer alle berechneten Zeit- und Kostenaufwendungen für diese Prozessinstanz sehen. |
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Aktivitäten
Eine Prozessinstanz besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Eine Prozessinstanz wird erst fortgesetzt, wenn eine Aktivität abgeschlossen wurde. Eine Aktivität besteht aus einer oder mehreren Aufgaben, die alle abgeschlossen sein müssen, bevor die Aktivität als abgeschlossen betrachtet werden kann. Weitere Informationen zu Prozessen und deren Aufbau finden Sie im Kapitel 'Definitionen'. Eine Aktivität kann mehrere Aufgaben enthalten und wird aktiviert, sobald der Prozessablauf die Aktivität erreicht. Für einen Benutzer mit der Besitzerrolle werden alle Aktivitäten in einer Liste angezeigt, sobald eine Instanz ausgewählt wird.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zeigt das Meilensteindatum an, wenn die ausgewählte Aktivität festgelegt ist. | ||||||
| Kontrollkästchen, um einen gewünschten Start der ausgewählten Aktivität zu aktivieren. | ||||||
| Kalender, um eine gewünschte Startzeit auszuwählen, wenn das obige Kontrollkästchen aktiviert ist. | ||||||
| Dauer für die zu beendende Aktivität in Minuten. | ||||||
| Frühester Anfangszeitpunkt (EBT) | ||||||
| Früheste Endzeit (EFT) | ||||||
| Späteste Anfangszeit (LBT) | ||||||
| Späteste Endzeit (LFT) | ||||||
| Begin zeigt die tatsächliche Startzeit der Aktivität an. | ||||||
| Ende zeigt die tatsächliche Endzeit an, zu der die Aktivität beendet wurde. | ||||||
| Abbrechen beendet die Bearbeitung der Registerkarte Aktivitäten und verwirft alle Änderungen. | ||||||
| Speichern übernimmt alle Änderungen. |
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CPM Info
Die CPM-Info ermöglicht es dem Benutzer mit der Eigentümerrolle, den CPM zu berechnen und den Puffer an die nächste Aktivität zu übergeben. Um den CPM zu berechnen, wird der Anforderungen muss erfüllt sein.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kontrollkästchen, um Freizeit an die nächsten Aktivitäten zu übergeben, sollten vorherige Aktivitäten vor der geschätzten Zeit abgeschlossen sein. | ||||||
| CPM berechnen berechnet den kritischen Pfad für die aktuelle Prozessinstanz. | ||||||
| Beim Speichern werden die vom Benutzer vorgenommenen Änderungen beibehalten. |
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Gantt
Auf der Registerkarte Gantt wird ein Gantt-Diagramm mit der Dauer jeder Aktivität innerhalb einer Prozessinstanz angezeigt. Damit das Gantt-Diagramm die Dauer veranschaulichen kann, muss der CPM aktiviert und die spezifische Dauer jeder Aktivität dem Prozessmodell zur Verfügung gestellt werden.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zeitleiste zur Veranschaulichung der Dauer jeder Aktivität. | ||||||
| Aktivitäten der Prozessinstanz. | ||||||
| Legende zur Einfärbung des Gantt-Modells |
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Smartform
Die Smartform ist eine Webformel, die gängige Webtechnologien verwendet. Das smartform stellt dem Benutzer ein Formular zur Verfügung und enthält alle erforderlichen Daten zur Bearbeitung der Prozessinstanz. Diese Formulare sind an eine Prozessdefinition angehängt. In einer gestarteten Prozessinstanz kann jederzeit auf ein Smartformular zugegriffen und Daten eingegeben und geändert werden.
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