iGrafx Onboarding-Beispiel
In diesem Kapitel wird anhand eines Onboarding-Beispiels eine Einführung in die Modellierung mit iGrafx gegeben. Eine ausführliche Dokumentation für iGrafx finden Sie hier.
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Melden Sie sich bei iGrafx an
Melden Sie sich bei der iGrafx-Plattform an, um das erste Prozessmodell zu erstellen, das im System veröffentlicht werden kann.
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Nach der Anmeldung bei der iGrafx Platform erscheint der folgende Bildschirm:
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Erstellen eines neuen Geschäftsprozessdiagramms
Im nächsten Schritt muss ein neues Modell erstellt werden. Dieses Modell definiert die einzelnen Schritte in unserem Prozess. Anschließend kann das Modell als Prozessdefinition in das System exportiert werden. Nachdem Sie auf die Schaltfläche "OBJEKT HINZUFÜGEN" in der oberen linken Ecke geklickt haben, erscheint ein Popup-Fenster:
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Wählen Sie "Leeres BPMN-Diagramm", geben Sie dem Modell einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche "FERTIG stellen".
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Erstellen und Bearbeiten von Prozessmodellen
Das folgende Beispiel soll die verschiedenen Möglichkeiten zur Modellierung und Gestaltung von Prozessen in iGrafx in Kombination mit dem System aufzeigen. Das Szenario ist ein sogenanntes "Onboarding-Verfahren" für einen neuen Mitarbeiter, ein Prozess, der jedem Unternehmen bekannt ist.
In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Funktionen für die Arbeit mit Prozessmodellen erläutert.
Modellbecken und Swimlanes
Beim Start eines Vorgehensmodells sollten alle beteiligten Abteilungen und/oder Unternehmensteile definiert werden. Dies wird durch sogenannte Pools und Swimlanes, auch einfach Lanes genannt, bewältigt. Ein Pool ist eine übergeordnete Einheit und die einzelnen Lanes repräsentieren Subzonen, z.B. Abteilungen im Unternehmen.
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Um die Swimlanes umzubenennen, muss das gewünschte Element ausgewählt und anschließend angeklickt werden. Jetzt ist es möglich, das Label zu individualisieren. In diesem Fall steht der Pool für ein übergeordnetes Unternehmen und die Gassen für Abteilungen in diesem Unternehmen. Auf der einen Seite gibt es die Personalabteilung ("HR") und auf der anderen Seite die IT-Abteilung ("IT").
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Modellieren eines Startereignisses
Das Startereignis wird nicht im Diagramm platziert und muss daher separat hinzugefügt werden. Das Startereignis kann durch Klicken auf das entsprechende Symbol im linken Band hinzugefügt werden. Das Startereignis (Symbol) kann nun durch Anklicken des gewünschten Ziels in das Diagramm eingefügt werden.
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Modellieren einer Aktivität
Für den ersten Schritt in diesem Workflow sollte die Aktivität "Personalakte erstellen" bearbeitet werden. Um dieses Ziel zu erreichen, muss ein Aufgabenknoten hinter dem Startereignis platziert werden. Durch Auswahl des Aufgabenknotensymbols im linken Band, gefolgt von einem Klick in das Diagramm, wird die Aufgabe dem Prozessmodell hinzugefügt. Die Beschriftung funktioniert ähnlich wie die Beschriftung der Swimlanes durch Doppelklick. Für den nächsten Schritt muss das Startereignis mit dem Aufgabenknoten verbunden werden. Diese Verbindung wird als "Übergang" bezeichnet. Dies kann verwaltet werden, indem Sie auf das Startereignis klicken und halten und dann die Maus auf den Aufgabenknoten bewegen.
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Modellieren eines UND-Gateways
Mit einem "AND"-Gateway ist es möglich, mehrere Schritte einer Prozessinstanz gleichzeitig auszuführen. Das und/parallele Gateway wartet, bis alle Aufgaben innerhalb des Gateways abgeschlossen sind, bevor es fortfährt. In diesem Beispiel müssen zwei Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden. eine für die HR- und eine für die IT-Abteilung.
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Referenz | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Schaltfläche "Übergang" | ||||||
| Aufgabenform | ||||||
| Übergang im Startereignis der Modellverbindung und erste Aufgabe | ||||||
| Aufgabenform im Modell, das der Swimlane 'HR' hinzugefügt wurde | ||||||
| UND Gateway | ||||||
| AND Gateway erfordert zwei oder mehr parallele Übergänge zu einer gleichen Anzahl von Aufgaben | ||||||
| UND/Parallel-Gateway-Eigenschaften können auf der Registerkarte "Diagrammeigenschaften" geändert werden | ||||||
| UND/Parallel-Gateway wird mit zwei Gateways geschlossen und alle Übergänge verbunden | ||||||
| Ereignis "Schließen/Beenden" |
Modellieren eines XOR/Exclusive Gateways
Beim Laufen über ein XOR/exclusive Gateway werden im Gegensatz zum AND-Gateway nicht alle ausgehenden Übergänge befolgt. Es muss eine Entscheidung getroffen werden, die definiert, welcher Weg eingeschlagen wird. Nur die Aufgaben auf diesem Pfad sind zu erledigen. Diese Entscheidung wird vom Benutzer getroffen, der die letzte Aufgabe beendet, bevor der Prozess in das XOR Gateway gelangt. Dies kann durch ein Pop-up erfolgen, das alle möglichen Entscheidungen anzeigt.
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Es ist möglich, die Übergänge zu beschriften, um zu verdeutlichen, welcher Weg zu welcher Entscheidung gehört. Standardmäßig wird ein Weg mit "ja" und einer mit "nein" beschriftet. Dies kann jedoch angepasst werden. In diesem Fall führt die mit "ja" bezeichnete Art und Weise zur Aktivität "Hardware bestellen" und die andere zur "persönlichen Datei archivieren". Der Übergang kann in den Eigenschaften des XOR-Gateways angepasst werden.
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Modellskript oder E-Mail-Knoten
Die letzte Aktivität des Prozessmodells kann vom System automatisch ausgeführt werden, ohne dass eine Benutzerinteraktion erforderlich ist. Daher muss die Art der Aktivität geändert werden. Um den Typ zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Aktivitätssymbol, klicken Sie auf die Schaltfläche "Form ändern".
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Wählen Sie den Aktivitätstyp 'Skriptaufgabe'. Die Vorgehensweise zur Modellierung von Mailknoten ist identisch, nur hier ist der Aktivitätstyp 'Aufgabe senden'.
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Modellieren eines Endereignisses
Schließlich beenden wir den Prozess, indem wir das Endelement aus der Formbibliothek hinzufügen und alle offenen Übergänge mit dem Endereignis verbinden.
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Speichern eines Prozessmodells
Um das Geschäftsmodell zu speichern, klicken Sie mit der linken Maustaste auf Datei und ein Dropdown-Menü öffnet sich.
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Nach dem Drücken der Schaltfläche "Einchecken" erscheint ein Popup-Fenster. Wenn Sie auf die Schaltfläche "FERTIG stellen" klicken, wird das Modell festgeschrieben und gesichert.
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Automatisierungsattribute definieren und bearbeiten
Ein Prozess benötigt unterschiedliche Attribute, um ausgeführt werden zu können. Diese Attribute können erstellt oder bearbeitet werden, indem Sie auf ein Element klicken und die Registerkarte "Automatisierungseigenschaften" wählen. Für das aktuelle Element werden verschiedene Menüoptionen angezeigt. Die für das System relevantesten Attribute werden von der iGrafx-Plattform rot hervorgehoben.
Attribute beim Startereignis
Im Bild sehen wir die allgemeinen Attribute für einen Prozess, die in den Eigenschaften des Startereignisses zu finden sind.
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Attribute | Beschreibung des Attributs | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Anlasser
| Hier wird eine Gruppe oder ein Benutzer eingetragen, der Instanzen einer Prozessdefinition starten darf, z.B. user(john.doe), group(pm). | ||||||
Eigentümer
| Hier wird eine Gruppe oder ein Benutzer eingetragen, der den Prozess im System "besitzt". "Eigentümer" bedeutet, dass diese Person für den Prozess verantwortlich ist | ||||||
Bereitstellen
| Hier wird eine Gruppe oder ein Benutzer eingetragen, der als Workflow-Designer den Prozess im System ausbringen darf. | ||||||
Beschreibung | Beschreibung des Prozesses, die später im System angezeigt wird (Tooltip und Prozessbericht). | ||||||
Smartformular | Hier wird die Definition des Smart Forms eingetragen. |
Attribute bei Swimlanes
Zusätzlich muss jede Swimlane einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden. Die 'Automatisierungseigenschaften' können geändert werden, indem Sie auf den Swimlane-Header klicken und die 'Automatisierungseigenschaften' in der 'Objektnavigation' öffnen.
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Attribute bei Aktivitäten
Allgemeine Konfigurationsoptionen
Zu einer Aktivität können drei Automatisierungseigenschaften hinzugefügt werden.
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Referenz | Attributname | Beschreibung des Attributs | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dauer | Hier kann die Dauer eingegeben werden, in der die Aufgaben dieser Aktivität erledigt werden müssen. | ||||||
| Aufgaben | Grundsätzlich muss jede Aktivität ihren eigenen eindeutigen Namen haben. Wenn für die Aktivität keine Aufgabe explizit definiert ist, generiert das System eine Aufgabe mit dem Namen der Aktivität. Mit Hilfe des Automatisierungseigenschaftenmenüs können eine oder mehrere Aufgaben zu einer Aktivität hinzugefügt werden. | ||||||
| Skripttask | Hier können Veranstaltungen eingetragen werden. Events oder ActionHandler sind spezielle Funktionen, die ausgeführt werden, sobald ein bestimmter Prozessschritt erreicht oder verlassen wird. |
Hinzufügen von Bearbeitungszeiten zu einer Aktivität
Die Bearbeitungszeit kann in jeder Prozessaktivität eingetragen werden. Es gibt an, wie lange der Mitarbeiter für die Aufgaben innerhalb einer Aktivität benötigen kann, bis sie beendet werden müssen. Öffnen Sie die 'Automatisierungseigenschaften' einer Aktivität. Geben Sie eine Bearbeitungszeit für diese Aktivität in das Feld 'Zieldauer' ein.
Das Format, in dem die Dauer eingegeben werden muss: HMM - wie 830 = > 8 Stunden 30 Minuten.
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Hinzufügen von Aufgaben zu einer Aktivität
Nach diesem kurzen Überblick über die notwendigen Attribute kann der Beispielprozess fortgesetzt werden. Grundsätzlich muss jede Aktivität ihren eigenen eindeutigen Namen haben. Wenn für die Aktivität keine Aufgabe explizit definiert ist, generiert das System eine Aufgabe mit dem Namen der Aktivität. Mit Hilfe des Automatisierungseigenschaftenmenüs können eine oder mehrere Aufgaben zu einer Aktivität hinzugefügt werden. Optional kann die Dauer einer Aktivität eingegeben werden. Mehr über CPM finden Sie auf dieser Seite: DE Critical Path Method (CPM). In diesem Fall wird eine Aufgabe zur "Persönliche Datei erstellen" hinzugefügt.
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Referenz | Attributname | Beschreibung des Attributs | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| TaskName | Name der Aufgabe. | ||||||
| Rollenzuweisung | Die Rollenzuweisung der Aktivität kann für diese Aufgabe überschrieben werden. | ||||||
| Beschreibung | Weitere Anweisungen zur Bearbeitung der Aufgabe finden Sie hier. Diese Beschreibung wird angezeigt, sobald die Aufgabe vom System generiert wird. | ||||||
| Verknüpfungen | Hier können Links hinzugefügt werden, die dem Benutzer beim Bearbeiten der Aufgabe angezeigt werden. |
Hinzufügen von Ereignissen zu einer Aktivität
Ereignisse sind spezielle Funktionen, die ausgeführt werden können, sobald ein bestimmter Prozessschritt erreicht oder verlassen wird. Diese Ereignisse werden als DE ActionHandler Und das System unterstützt eine ganze Reihe von vorgefertigten. Ereignisse können auch Skriptknoten hinzugefügt werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt 'Attribute an Skriptknoten'.
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Attribute an Mailknoten
Der Mailknoten ist eine einfache Funktion, um Standard-E-Mails im System zu versenden. Dies können E-Mails an externe Personen und Gruppen sein, aber auch Benachrichtigungen an Prozessbeteiligte und Entscheidungsträger. Diese E-Mails können Prozessinformationen enthalten oder bestimmte Benutzer auffordern, eine Aufgabe im System auszuführen. Um dem Mailknoten Attribute hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Mailknoten, um die Automatisierungseigenschaften zu öffnen.
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Referenz | Attributname | Beschreibung des Attributs | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| An | Hier können die Empfänger definiert werden. Zum einen können Gruppen und Benutzerdefinitionen (Gruppe (NAME_DER_GRUPPE) / Benutzer (NAME_DES_USERS)) wieder verwendet werden. Die E-Mail kann auch an den aktuellen Bearbeiter der Swimlane "HR" gesendet werden. Darüber hinaus können hier auch feste E-Mail-Adressen oder Verteilerlisten verwendet werden (z. it-asset@yourcompany.com). | ||||||
| Betreff | Der Betreff der E-Mail kann frei zugeordnet werden. In diesem Beispiel wird auch auf eine Variable verwiesen (der Name des Prozesslaufs). Diese Variablen können im Betreff oder im Text verwendet werden und werden immer mit einem $ {...} maskiert. Sobald die E-Mail versendet wird, werden die variablen Platzhalter durch ihren tatsächlichen Wert ersetzt. Weitere Informationen zu den Variablen finden Sie auf dieser Seite: DE VariablesHelper | ||||||
| Körper | Der E-Mail-Text kann beliebig gestaltet werden. Es können auch Variablen verwendet werden. Das Versenden von HTML-E-Mails und weitere Einstellungen werden auf dieser Seite erläutert: DE Mail Nodes |
Attribute an Skriptknoten
ActionHandler oder Events sind spezielle Funktionen, die ausgeführt werden, sobald ein bestimmter Prozessschritt erreicht oder beendet wird. Es gibt eine Reihe von vorgefertigten ActionHandlern. Neue ActionHandler werden oft für spezielle Funktionalitäten in Projekten erstellt. Die Pflege von ActionHandlern im Prozess ist immer gleich. In diesem Abschnitt werden zwei Ereignisse als Beispiele verwaltet.
Beispielsweise sollte ein Prozessablauf automatisch umbenannt werden. Eine eindeutige fortlaufende Nummer sollte generiert und verwendet werden. Zwei ActionHandler sind erforderlich:
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Diese Reihenfolge ist wichtig, wenn ActionHandler wie in unserem Beispiel aufeinander aufbauen.
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Bereitstellungsprüfung
Vor der Veröffentlichung eines Prozesses ist es möglich, eine Deployment-Prüfung durchzuführen. Diese Prüfung zeigt, ob alle Einstellungen eingefügt sind und ob der Prozess wie aktuell konfiguriert ausgeführt werden konnte. Die Deployment-Prüfung kann unter 'Automatisierung' im Dateimenü aufgerufen werden.
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Es gibt keine Fehler. Folglich wird eine positive Nachricht angezeigt, die impliziert, dass der Prozess bereit ist, bereitgestellt zu werden.
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Bereitstellung im System
Die Veröffentlichung (Bereitstellung) des Prozesses auf dem System kann durch Auswahl der Option 'Modell bereitstellen' aus 'Automatisierung' im Menü 'Datei' realisiert werden. Dazu benötigt der Benutzer die Rolle des Workflow-Designers im System, um das Modell veröffentlichen zu können.
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