Navigation

Allgemeiner Überblick

Die intuitive Benutzeroberfläche zeichnet sich durch ein klares Design aus. Im folgenden Abschnitt wird der allgemeine Aufbau des Systems erläutert.

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• Breadcrumb
  Die Navigationsleiste unterstützt den Anwender bei der täglichen Arbeit mit dem System. Siehe die Breadcrumb -Thema für weitere Informationen.

• Seitenmenü
  Das Seitenmenü dient der Navigation zwischen Cockpit, Aufgaben und Prozessinstanzen. Bestimmte Benutzer haben die Administratorrolle. Diese Benutzer können auch auf Einstellungen wie Übersetzungen oder Logo und Thema des Systems zugreifen und diese ändern. Siehe die Seitenmenü -Thema für weitere Informationen.

• Menüleiste
  Die Menüleiste enthält eine Suchfunktion, die Benutzersprache und Profileinstellungen. Siehe die Menüleiste -Thema für weitere Informationen.

• Inhaltsbereich
  Dieser Bereich ist die Arbeitsoberfläche. Je nach ausgewähltem Menü können Benutzer ihre Aktivitäten und Prozesse verwalten, das Dashboard anzeigen, auf Systemeinstellungen und das Benutzerprofil zugreifen.

Breadcrumb

Die Navigationsleiste macht den Benutzer auf seinen aktuellen Standort innerhalb der hierarchischen Struktur im System aufmerksam. Anstatt die Schaltfläche "Zurück" des Browsers oder das Seitenmenü des Systems zu verwenden, um zu einer höheren Ebene zurückzukehren, können Benutzer den Breadcrumb verwenden.

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Seitenmenü

Das Seitenmenü enthält die Komponenten Cockpit, Automatisieren, Leitfaden für das Dashboard und System, die im Folgenden ausführlich beschrieben werden.

Home 

Es enthält das Cockpit, das eine grafische Übersicht über unternehmensspezifische statistische Auswertungen und KPIs bietet.

Automatisieren

Die Automatisierungskomponente bietet alles, was für die tägliche Arbeit der Anwender mit dem System benötigt wird. Je nach gewähltem Automatisierungsmenü können Benutzer neue Prozesse starten, ihre Aufgaben bearbeiten und sich eine Übersicht über ihre bereits gestarteten Prozessinstanzen verschaffen. Weitere Informationen darüber, wie Nutzer ihr tägliches Geschäft erledigen können, finden Sie im Kapitel Leitfaden für Prozessteilnehmer. Die allgemeine Navigation wird im Folgenden beschrieben.

Dashboard

Der Button 'Dashboard' steht ausschließlich Benutzern mit den Rollen 'dashboard-user', 'dashboard-manager' und/oder 'dashboard-admin' zur Verfügung. Das Dashboard ermöglicht es dem Nutzer, alle Daten über die Prozesse des Mandanten auszuwerten. Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird der Benutzer automatisch weitergeleitet und in das Dashboard eingeloggt, das sich in einem anderen Tab öffnet. Weitere Informationen finden Sie in der Leitfaden für das Dashboard .

System

Die Schaltfläche 'System' steht ausschließlich Benutzern mit den Rollen 'Administrator', 'Ressourcenmanager' und/oder 'Regeladministrator' zur Verfügung. Dieser Bereich bietet Optionen zur Konfiguration der Schnittstelle des Systems. Neben dem Farbschema und dem oberen Logo können auch eine Reihe von Systembeschriftungen / Schaltflächen / Benachrichtigungen angepasst werden. Für alle möglichen Systemoptionen konsultieren Sie bitte die Leitfaden für Administratoren .

rulesadministrator:

Der 'rulesadministrator' kann nur die Option Regelmatrix auf der Registerkarte System sehen. 

Die Regelmatrix wird verwendet, um Geschäftsregeln auszuwerten. Es können verschiedene Matrizen mit benutzerdefinierten Spalten erstellt werden. Anschließend werden die Matrixzeilen aufgefüllt. Diese Zeilen können mit dem MatrixHandler ausgewertet werden. Die Zeile mit der höchsten Trefferquote wird als Ergebniszeile verwendet (es muss keine vollständige Übereinstimmung sein).

resource-manager:

Der 'resource-manager' kann nur die Option Ressourcen auf der Registerkarte System sehen.

Die Registerkarte Ressourcen ist das zentrale Repository für die Konfiguration des Mandanten sowie die Steuerung und Begleitung des Prozesses mit z.B. angepasstem JavaScript, CSS oder Vorlagen für Berichte.

administrator:

Der "Administrator" hat Zugriff auf alle möglichen Optionen, die im Leitfaden für Administratorengenauer erläutert werden.

Menüleiste

Die Menüleiste enthält eine Freitextsuche, die Sprach- und Benutzerprofileinstellungen, den aktuellen Mandanten sowie die Abmeldeschaltfläche zum Trennen der Verbindung zum System. Weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie in den folgenden Abschnitten. 

Freitextsuche

Durch das Einfügen von Texten/Zahlen können Benutzer einfach nach Inhalten innerhalb von Prozessen suchen. Relevante Daten können der Definitionsname, der Instanzname und Prozessvariablen sein.

1. Texte/Zahlen in das Freitextsuchfeld einfügen

2. Starten Sie die Suche, indem Sie auf das Lupensymbol rechts klicken. Die Verwendung einer Wildcard (*) am Ende des Suchbegriffs ist möglich, kann aber auf Ihrem System unterschiedlich konfiguriert sein.

3. Die passenden Ergebnisse werden im Inhaltsbereich angezeigt. 

Spracheinstellungen des Benutzers

Die Benutzeroberfläche kann mehrere verschiedene Sprachen haben. Neu angelegte Benutzer beginnen immer mit der Standardsprache, die von Administratoren im Administrationsclient festgelegt wird. In der oberen rechten Ecke sieht der Benutzer die aktuell ausgewählte Sprache.

1. Um die Sprache zu ändern, klicken Sie einfach auf den Namen der Sprache und wählen Sie einen der aufgelisteten aus. Die Sprache der Benutzeroberfläche ändert sich sofort. Wenn sich der Benutzer erneut im System anmeldet, ist die zuletzt ausgewählte Sprache weiterhin eingestellt. Sollte eine bestimmte Sprache nicht verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner. 

Mandanten-Auswahl

Jede Installation unterstützt mehrere Mandanten. Mit diesen Mandanten kann ein Unternehmen mehrere Bereiche unterstützen, die in jedem Mandanten separate Unternehmen/Projekte/Prozesse enthalten können. Neben dem Mandantensymbol kann der Benutzer sehen, in welchem Mandanten der Benutzer gerade arbeitet. Wenn ein Benutzer Mitglied mehrerer Mandanten ist, kann der Benutzer von einem Mandanten zum anderen wechseln, indem er im Menü der Mandantenschaltfläche einen Mandanten auswählt. 

Benutzerprofileinstellungen

Die Profileinstellungen enthalten alle Benutzerinformationen. Benutzer können ihre persönlichen Daten ändern, ihr Passwort ändern und ihre Abwesenheit einschließlich Abwesenheitsregeln dokumentieren. In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Einstellungen ausführlich erläutert.

Profil ändern

Auf dieser Registerkarte werden die allgemeinen Eigenschaften und der Status eines Benutzers innerhalb des Unternehmens des Benutzers angezeigt. Eine vollständige Beschreibung des Inhalts der Registerkarte finden Sie in der Tabelle am Ende dieses Abschnitts. 

1. Alle bearbeitbaren Felder können geändert werden. Die anderen sind gesperrt. 

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Profil aktualisieren" unten rechts auf dieser Registerkarte, um die Änderungen zu speichern.

3. Wenn das Update erfolgreich ist, wird eine kurze Meldung "Erfolg" den Speicher bestätigen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch den Vermerk "LDAP-Synchronisierung'.

Die folgende Tabelle enthält eine ausführliche Beschreibung der Felder auf der Registerkarte Profil. 

Passwort ändern

Auf dieser Registerkarte kann der Benutzer das Kennwort ändern.

1. Geben Sie das neue Passwort in das erste Feld ein.

2. Bestätigen Sie das neue Passwort im zweiten Feld.

3. Klicken Sie auf den Button 'Passwort ändern', um das neue Passwort zu speichern. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch den Vermerk "Benutzer-Passwort - LDAP Sync'

Abwesenheiten und Abwesenheitsregeln aufzeichnen

Wenn ein Benutzer aufgrund seiner Abwesenheit im Unternehmen nicht in der Lage ist, die zugewiesenen Aufgaben zu erledigen, sollte dies im Abschnitt "Abwesenheit" dokumentiert werden. Die "Abwesenheit" sollte alle Zeiträume aufzeichnen, in denen ein Benutzer nicht verfügbar ist. Es regelt auch, ob bestehende Aufgaben während der Abwesenheit auf den Vertreter übertragen werden sollen oder nicht. Neue Aufgaben werden automatisch dem Vertreter zugewiesen. Das Hinzufügen, Ändern und Löschen einer Abwesenheitszeit ist im Kapitel 'Abwesenheiten verwalten' beschrieben.

Wenn Aufgaben aufgrund einer Abwesenheit auf einen anderen Benutzer übertragen werden müssen, muss ein Vertreter im Bereich 'Allgemeine Stellvertreter verwalten' festgelegt werden (gilt für alle Prozesse) oder es wird ein benannter Vertreter für bestimmte Prozesse (hat Vorrang vor dem Benutzerprofil-Vertreter) im Abschnitt 'Abwesenheitsregeln verwalten' bestimmt.  

Abwesenheiten verwalten

Abwesenheit hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Button 'Neue Abwesenheit'.

2. Für die Eingabe der Abwesenheitszeit des Benutzers sind zwei Daten - Abwesenheit und Rückkehr - erforderlich. Beide Termine können durch Auswahl aus dem Kalender eingegeben werden, der durch Klicken in das entsprechende Datumsfeld erscheint.

3. Die Übertragung aktuell offener Aufgaben auf einen bestimmten Stellvertreter kann durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens ausgewählt werden.

4. Klicken Sie auf den Button "Speichern" und die neue Abwesenheitszeit wird gespeichert und im Bereich "Abwesenheit" angezeigt.  

Ändern und Löschen von Abwesenheiten

Es ist auch möglich, bereits erfasste Zeiträume zu bearbeiten und zu löschen. Klicken Sie daher auf die drei Punkte auf der rechten Seite des entsprechenden Punktes und wählen Sie den Menüpunkt "Bearbeiten" oder "Löschen". 

Allgemeine Stellvertreter verwalten

Hinzufügen oder Ändern eines allgemeinen Ersatzes

1. Wählen Sie den Vertreter aus, der die Aufgaben aller Prozesse ausführt, bei denen es während der Abwesenheit keinen bestimmten Ersatz gibt, über das Dropdown-Menü auf der rechten Seite oder durch Eingabe des Namens des Vertreters (während der Eingabe werden Benutzer mit diesen Buchstaben in ihrem Namen zur Auswahl vorgeschlagen).

2. Klicken Sie auf den Button 'Speichern' und der allgemeine Ersatz wird gespeichert. 

Abwesenheitsregeln verwalten

Abwesenheitsregeln hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Button 'Neue Abwesenheitsregel'.

2. Wählen Sie über das Dropdown-Menü auf der rechten Seite oder durch Eingabe des Namens den Vertreter aus, der die Aufgaben eines bestimmten Prozesses während der Abwesenheit ausführen wird (während der Eingabe werden Benutzer mit diesen Buchstaben in ihrem Namen zur Auswahl vorgeschlagen).

3. Wählen Sie den entsprechenden Prozess über das Dropdown-Menü auf der rechten Seite oder durch Eingabe des Prozessnamens aus (bei der Eingabe werden Prozesse mit diesen Buchstaben im Namen zur Auswahl vorgeschlagen).

4. Klicken Sie auf den Button 'Speichern' und die neue Abwesenheitsregel wird gespeichert und im Bereich 'Abwesenheit' angezeigt. 

Abwesenheitsregeln ändern und löschen

Es ist auch möglich, bereits erfasste Abwesenheitsregeln zu bearbeiten und zu löschen. Klicken Sie daher auf die drei Punkte auf der rechten Seite der entsprechenden Regel und wählen Sie den Menüpunkt "Bearbeiten" oder "Löschen".