Start der externen Instanz/Start des Webformulars
Beschreibung
Über die Eigenschaften können Formulare extern verfügbar gemacht werden, so dass Instanzen von externen Benutzern gestartet werden können. Diese Funktion erleichtert die Integration der Lieferanten oder der Kunden ohne Benutzerkonten in Ihre Workflows. Um diese Funktion zu konfigurieren, müssen Sie zum Workflow-Repository navigieren und den jeweiligen Workflow öffnen.
Wählen Sie den jeweiligen Workflow in der Liste "Aktive Workflows" aus
Um Änderungen an einem Workflow vorzunehmen, müssen Sie zuerst die veröffentlichte Version kopieren und dann bearbeiten.
Referenz | Attribut | Beschreibung |
|---|---|---|
1 | Kopieren | Die Schaltfläche "Kopieren" ermöglicht es dem Benutzer, eine neue bearbeitbare Version des aktuellen Workflows zu erstellen. |
2 | Redigieren | Über die Schaltfläche "Bearbeiten" können Benutzer eine neue, bearbeitbare Version des aktuellen Workflow-Prozessmodells erstellen |
3 | Workflow-Eigenschaften | Die Schaltfläche "Workflow-Eigenschaften" öffnet ein Modal, das Zugriff auf die Startkonfiguration des Webformulars und die Umschaltschaltflächen bietet. |
Nun können Sie die gewünschten Änderungen nach Ihren Bedürfnissen vornehmen. Im Bereich Webformular stehen drei Funktionen zur Verfügung: Webformular-Start, Anzeigen der oberen Leiste und Aktivieren von Dokumenten.
Referenz | Attribut | Beschreibung |
|---|---|---|
1 | Webformular | Die Registerkarte Webformular bietet die Umschaltschaltflächen für die Konfiguration des Webformular-Starts. |
2 | Schaltflächen zum Umschalten | Die Umschalttasten sollten für die Konfiguration aktiviert sein.
|
3 | Retten | Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Änderungen zu speichern, die durch Aktivieren der Umschalttasten vorgenommen wurden. |
4 | Veröffentlichen | Sie müssen die neue Version veröffentlichen, um Ihre Änderungen verfügbar zu machen. |
In der Liste "Aktive Workflows" können Sie den Webformular-Link kopieren, damit er mit Externen geteilt werden kann.
Referenz | Attribut | Beschreibung |
|---|---|---|
1 | Schaltfläche mit den Auslassungspunkten | Die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten des Workflows öffnet ein Dropdown-Menü, in dem der Webformular-Link angezeigt wird. |
2 | Webformular-Link kopieren | Der Benutzer kann das externe Formular einer Aufgabe anzeigen, indem er zum kopierten Link des Webformulars navigiert |
Externer Zugriff für das Formular/Webformular
Das Formular ist nun für externe Benutzer ohne Authentifizierung oder Benutzerinformationen zugänglich, indem Sie zum kopierten Link des Webformulars navigieren. Durch Drücken des Buttons "Formular absenden" wird eine neue Prozessinstanz gestartet.
Element-Steuerelement für den Webformular-Start
Um die Einstellungen für die Elementsteuerung für die externe Webformularansicht des Formulars zu konfigurieren, müssen Sie die Dropdown-Liste der Elementsteuerelemente öffnen und den "Status: Webformularstart" auswählen. Auf diese Weise können Sie zusätzlich zu Ihren aktuellen Einstellungen Änderungen an Ihrem Formular speziell für die Webformularansicht vornehmen.
Auf der Seite finden Sie die Einstellungen für die Elementsteuerung: Formular-Designer | Element-Steuerung
Nun können Sie über das Element Control Panel Änderungen an Ihrer externen Webformular-Ansicht vornehmen.
Aktualisieren Ihres Webformulars
Zuerst müssen Sie die Änderungen speichern und dann können Sie Ihre Version veröffentlichen, um die Änderungen sichtbar zu machen.
Der Link zu Ihrem Webformular bleibt gleich. Sie können sehen, dass Ihr Webformular jetzt aktualisiert wurde und alle Felder erforderlich sind.
Hinzufügen eines Abschnitts für Anhänge zu Ihrem Webformular
Für bestimmte Workflows ist es notwendig, dass die Benutzer beim Start der Instanz Dokumente hochladen können. Dies ist auch für Webformulare möglich, Sie können diese Funktion aktivieren, indem Sie auf die Checkbox "Dokumente" im Abschnitt Eigenschaften klicken.
Sie können sehen, dass Ihr Webformular jetzt über eine neue Registerkarte "Anhänge" verfügt, über die externe Benutzer Dokumente hochladen können.
Dokumente können über die Schaltfläche Datei(en) hochladen oder per Drag & Drop hochgeladen werden.
Wenn der externe Benutzer versucht, ein Dokument hochzuladen, das nicht unterstützt wird, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt.
Erfolgreiche Übermittlung des Formulars
Eine neue Instanz wird im Produkt für Ihren Workflow erstellt, nachdem das Formular vom externen Benutzer erfolgreich übermittelt wurde.
In unserem Beispiel sehen wir nun, dass eine Aufgabe der Instanz '1356' in der Liste der Onboarding-Aufgaben erscheint: