Das folgende Kapitel erläutert das grundlegende Basis- sowie Expertenwissen, wie das System bestmöglich genutzt werden kann. Das Benutzerhandbuch richtet sich an Anwender, Prozessmanager und Administratoren gleichermaßen. Für einen ersten Überblick über das System bietet die Seite DE General Bietet Schlüsselwörter rund um das Workflow-Tool.
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Standardmäßig zeigt diese Ansicht alle Aufgaben an, die direkt dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind, und die nicht zugewiesenen Aufgaben der aktuellen Gruppe(n), der der Benutzer zugeordnet ist. In den Mandanteneigenschaften kann diese Ansicht so konfiguriert werden, dass nur die Aufgaben angezeigt werden, die dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind, und Aufgaben ohne Benutzerzuweisung finden Sie in 'Aufgaben meiner Fraktion'.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Aufgabenliste zu öffnen:
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Eine Aufgabe kann direkt einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden. Wenn eine Aufgabe einem anderen Benutzer oder nur einer Gruppe zugewiesen ist, kann der aktuelle Benutzer sie vor Beginn der Arbeit greifen, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe zweimal erledigt wird. Weitere Informationen zur Benutzer- und Gruppenzuordnung finden Sie im Kapitel 'Aufgabenzuweisung'.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe zu erfassen:
Wählen Sie mindestens eine Aufgabe aus dem 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' durch Aktivieren des Kontrollkästchens. Über der Aufgabenliste erscheint der Button zum Greifen von Aufgaben in einer grünen Linie. Klicken Sie auf das Symbol zum Greifen.
Alternativ kann dem aktuellen Benutzer eine Aufgabe zugewiesen werden, indem Sie auf den Button "Grab" im Reiter "Eigenschaften" klicken.
Eine kurze Nachricht bestätigt das Grabbing. Die Aufgabe ist nun dem aktuellen Benutzer zugewiesen.
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Eine Aufgabe kann direkt dem aktuellen Benutzer zugewiesen werden. Der Benutzer kann eine Aufgabe übergeben, wenn er sie nicht abschließen kann. Übergibt der Nutzer die Aufgabe, ist er nicht mehr als Verantwortlicher registriert und ein anderer Nutzer kann packen die Aufgabe und schließen Sie sie ab. In diesem Fall wird die Aufgabe für die gesamte Gruppe zur Bearbeitung freigegeben. Weitere Informationen zu den Benutzer- und Gruppenzuordnungen finden Sie im Kapitel 'Aufgabenzuweisung'.
Die Übergabe von Aufgaben ist nur möglich, wenn den Aufgaben eine Gruppe zugeordnet ist.
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Wählen Sie mindestens eine Aufgabe aus dem 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' durch Aktivieren des Kontrollkästchens. Über der Aufgabenliste erscheint der Button zum Werfen von Aufgaben in einer grünen Linie. Klicken Sie auf dieses Symbol.
Alternativ kann die Benutzerzuordnung durch Klick auf den Button 'Werfen' im Reiter 'Eigenschaften' entfernt werden.
Eine kurze Nachricht bestätigt das Werfen. Die Aufgabe ist jetzt nicht mehr zugewiesen und kann von jedem Benutzer derselben Gruppe ausgeführt werden.
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Wählen Sie mindestens eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' oder 'Alle erledigten Aufgaben anzeigen' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Über der Aufgabenliste erscheint die Schaltfläche zum Festlegen von Aufgaben zum Lesen oder Unlesen in einer grünen Linie. Klicken Sie auf dieses Symbol.
Eine kurze Nachricht bestätigt die Änderung und der Schriftstil der ausgewählten Zeile wird fett (ungelesen) angezeigt.
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Neben den allgemeinen Benutzeroptionen zum Greifen und Werfen von Aufgaben können Benutzer mit speziellen Rechten die Benutzer- und/oder Gruppenzuordnung in den Registerkarteneigenschaften ändern. Wenn der aktuelle Benutzer die Bereichszuordnung in den Registerkarteneigenschaften nicht sehen kann, beachten Sie bitte das Kapitel 'Aufgabenzuweisung'. , um weitere Informationen zu erhalten.
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Ein Mitarbeiter kann Zeit- und Kostenaufwendungen für eine einzelne Aufgabe nachverfolgen und Kostenstellen direkt zuordnen. Diese Aufwände werden für eine gesamte Prozessinstanz zusammengefasst. Weitere Informationen zu den Bemühungen einer Instanz finden Sie im Kapitel 'Anstrengungen'.
Gehen Sie wie folgt vor, um den Aufwand aufzuzeichnen:
Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Wechseln Sie in den Reiter Aufwand und klicken Sie auf den Button 'Aufwand hinzufügen'.
Um Kosten zu erfassen, wählen Sie bitte den Typ 'Kosten'. Alle Eingabefelder sind Pflichtfelder. Bitte geben Sie eine Beschreibung, Kostenstelle, Währung und finanziellen Aufwand ein. Klicken Sie auf den Button 'Speichern', um den monetären Aufwand zu erfassen.
Wenn in der Benutzerprofil, wird es im Feld 'Kostenstelle' vorausgewählt. Bei Bedarf kann der Eintrag geändert werden.
Um Kosten zu erfassen, wählen Sie bitte den Typ 'Zeit'. Alle Eingabefelder sind Pflichtfelder. Bitte geben Sie eine Beschreibung, Kostenstelle und Zeitaufwand ein. Klicken Sie auf den Button 'Speichern', um den zeitlichen Aufwand zu erfassen.
Die zusammengefassten Aufwände für eine bestimmte Aufgabe sind in der Tabelle aufgeführt. Um einen Eintrag zu bearbeiten oder zu löschen, verwenden Sie die Schaltfläche mit den drei Punkten auf der rechten Seite der jeweiligen Zeile.
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Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Um sicherzustellen, dass keine Aufgabe zweimal erledigt wird, packen Die Aufgabe, wenn sie nur einer Gruppe oder einem anderen Benutzer zugewiesen ist.
Auf der rechten Seite öffnet sich das entsprechende Smartformular und kann mit relevanten Daten gefüllt werden. Klicken Sie auf den Button 'Speichern und fertig stellen' und bestätigen Sie den Dialog über das Häkchen. Bevor eine Aufgabe geschlossen werden kann, öffnet sich ein Bestätigungsfenster, um unbeabsichtigte Eingaben zu vermeiden.
Alternativ kann eine Aufgabe im Reiter 'Eigenschaften' beendet werden, indem man auf die Schaltfläche 'Fertigstellen' klickt.
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Eine solche Aufgabe kann in den Eigenschaften der Aufgabe erstellt werden. Ob es sich bei der Aufgabe um eine AdHoc-Aufgabe handelt, ist in der Aufgabenliste ersichtlich. Weitere Informationen zur Aufgabenliste finden Sie im Kapitel 'Anpassen von Aufgaben- und Prozessinstanzansichten'.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine AdHoc-Aufgabe zu erstellen:
Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften' und klicken Sie auf den Button 'AdHoc-Aufgabe erstellen'.
Bitte geben Sie einen Aufgabennamen und eine Beschreibung ein und speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf den Button 'Speichern' klicken. Durch Anklicken des Buttons 'Abbrechen' kann die Erstellung einer AdHoc-Aufgabe abgebrochen werden.
Die neue AdHoc-Aufgabe wird in der Aufgabenliste auf der linken Seite angezeigt und ihre Eigenschaftenregisterkarte wird auf der rechten Seite geöffnet. Sie wird automatisch dem Benutzer zugewiesen, der die AdHoc-Aufgabe erstellt hat. Wenn die Zuordnung nicht korrekt ist, ändern Sie die Benutzer- oder Gruppeneinträge in der unteren linken Ecke. Um einen Benutzer oder eine Gruppe zu löschen, klicken Sie auf den Kreuz-Button neben dem entsprechenden Feld. Um die Einträge zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil des entsprechenden Feldes und wählen Sie einen Eintrag aus der Vorschlagsliste aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuweisen" in der unteren rechten Ecke, um die Änderungen wirksam zu machen.
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'Abfrage stellen' ist eine besondere Art von AdHoc-Aufgabe. Funktionalität und Erstellung sind identisch mit AdHoc-Aufgaben. Der Unterschied besteht darin, dass "Abfrage stellen" die aktuelle Aufgabe unterbricht, so dass sie nicht mehr in der Aufgabenliste des Benutzers erscheint. Die "Abfrage stellen" wird einem anderen Benutzer zugewiesen. Sobald die Abfrage abgeschlossen ist, wird die ursprüngliche Aufgabe wieder aktiv. Die verbleibende Zeit, die auf die Abfrage gewartet wurde, befindet sich auf derselben Ebene wie vor der Abfrage.
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Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste 'Alle offenen Aufgaben' oder 'Aufgaben meiner Fraktion' durch Klicken in die entsprechende Zeile oder durch Aktivieren der Checkbox. Öffnen Sie den Reiter 'Eigenschaften' und klicken Sie auf den Button 'Abfrage stellen'.
Bitte geben Sie einen Aufgabennamen und eine Beschreibung ein und speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf den Button 'Speichern' klicken.
Bestätigen Sie die Meldung zum Unterbrechen der aktuellen Aufgabe und Starten einer Abfrage.
Die neue Abfrageaufgabe wird in der Aufgabenliste auf der linken Seite angezeigt und ihre Eigenschaftenregisterkarte wird auf der rechten Seite geöffnet. Sie wird automatisch dem Benutzer zugewiesen, der die Abfrageaufgabe erstellt hat. Wenn die Zuordnung nicht korrekt ist, ändern Sie die Benutzer- oder Gruppeneinträge in der unteren linken Ecke. Um einen Benutzer oder eine Gruppe zu löschen, klicken Sie auf den Kreuz-Button neben dem entsprechenden Feld. Um die Einträge zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil des entsprechenden Feldes und wählen Sie einen Eintrag aus der Vorschlagsliste aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuweisen" in der unteren rechten Ecke, um die Änderungen wirksam zu machen.
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