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Description
Smartforms can be made externally available via the properties so that instances can be started from external users. This feature makes it easier to integrate the suppliers or the customers in your Workflows. In order to configure this feature, you need to navigate to the Workflow Repository and open the specific Workflow.
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We will continue with our example workflow ‘Access Rights Request’.
In order to make changes to a workflow, you need to first restore the published version.
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Now you can make the desired changes according to your needs. In the section Properties, three features are available which are Webform start, Topbar and Documents.
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External access for the Smartform/Webform
In order to allow an external instance start of the Workflow ‘Access Rights Request’, you need to activate the checkbox ‘Webform start’. The link to the Smartform will be available and can be copied via ‘Copy webform link’ after publishing.
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You need to publish the new version to make your changes available.
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The form is now accessible via external users without any authentication or user information.
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Element Control for the Webform Start
In order to configure the Element Control settings for the external webform view of the smartform, you need to open the element control dropdown list and choose the 'Status: Webform start'. This allows you to make changes on your smartform specifically for the webform view on top of your current settings.
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Beschreibung
Smartforms können über die Eigenschaften extern zur Verfügung gestellt werden, so dass Instanzen von externen Benutzern gestartet werden können. Diese Funktion erleichtert die Integration der Lieferanten oder der Kunden in Ihre Workflows. Um diese Funktion zu konfigurieren, müssen Sie zum Workflow-Repository navigieren und den jeweiligen Workflow öffnen.
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Weiter geht es mit unserem Beispiel-Workflow "Access Rights Request".
Um Änderungen an einem Workflow vornehmen zu können, müssen Sie zunächst die veröffentlichte Version wiederherstellen.
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Jetzt können Sie die gewünschten Änderungen nach Ihren Bedürfnissen vornehmen. Im Abschnitt Eigenschaften stehen drei Funktionen zur Verfügung: Webformularstart, Topbar und Dokumente.
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Externer Zugriff für das Smartform/Webform
Um einen externen Instanzstart des Workflows 'Zugriffsrechteanfrage' zu ermöglichen, müssen Sie die Checkbox 'Webformular starten' aktivieren. Der Link zum Smartform wird verfügbar sein und kann nach der Veröffentlichung über 'Webformular-Link kopieren' kopiert werden.
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Sie müssen die neue Version veröffentlichen, um Ihre Änderungen verfügbar zu machen.
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Das Formular ist nun für externe Benutzer ohne Authentifizierung oder Benutzerinformationen zugänglich.
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Element-Control für den Webform-Start
Um die Element-Control-Einstellungen für die externe Webformular-Ansicht des Smartforms zu konfigurieren, müssen Sie die Element-Control-Dropdown-Liste öffnen und den 'Status: Webform-Start' auswählen. Auf diese Weise können Sie zusätzlich zu Ihren aktuellen Einstellungen Änderungen an Ihrem Smartform speziell für die Webformularansicht vornehmen.
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Weitere Informationen zu den Einstellungen für die Elementsteuerung finden Sie auf der Seite: https://tim-doc.atlassian.net/wiki/spaces/eng/pages/227739993/Smartform+Designer#Element-control.1 |
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Now you can make changes to your external webform view via the element control panel.
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Adding a topbar to your Webform
First, you need to restore your version. You need to activate the checkbox ‘Topbar’ in the Properties to add it to your Webform.
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Publish your new version to make your changes visible.
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The link to your Webform will stay the same. You can see that your Webform now has a topbar with the tenant logo and the language section.
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Adding an attachments section to your Webform
For specific Workflows, it is necessary that the users can upload documents on instance start. This is also possible for Webforms, you can activate this feature by clicking on the checkbox ‘Documents’ in the Properties section.
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You need to publish your version again to make your changes visible.
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You can see that now your Webform has a new ‘Attachments’ tab which external users can use to upload documents.
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Documents can be uploaded via Upload file(s) button or Drag and Drop.
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If the external user tries to upload a document which is not supported, the following error message will be displayed.
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Successful submission of the Form
A new instance will be created in the product for your workflow after the smartform successfully submitted by the external user.
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In our example, we can now see a task of instance '33651754' appearing in the open tasks listJetzt können Sie Änderungen an Ihrer externen Webformularansicht über das Element Control Panel vornehmen.
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Hinzufügen einer oberen Leiste zu Ihrem Webformular
Zuerst müssen Sie Ihre Version wiederherstellen. Sie müssen das Kontrollkästchen "Topbar" in den Eigenschaften aktivieren, um es zu Ihrem Webformular hinzuzufügen.
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Veröffentlichen Sie Ihre neue Version, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen.
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Der Link zu Ihrem Webformular bleibt unverändert. Sie können sehen, dass Ihr Webformular jetzt eine obere Leiste mit dem Mandantenlogo und dem Sprachabschnitt hat.
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Hinzufügen eines Anhangsabschnitts zu Ihrem Webformular
Für bestimmte Workflows ist es notwendig, dass die Benutzer Dokumente beim Instanzstart hochladen können. Dies ist auch für Webformulare möglich, Sie können diese Funktion aktivieren, indem Sie im Abschnitt Eigenschaften auf die Checkbox "Dokumente" klicken.
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Sie müssen Ihre Version erneut veröffentlichen, um Ihre Änderungen sichtbar zu machen.
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Sie können sehen, dass Ihr Webformular jetzt über eine neue Registerkarte "Anhänge" verfügt, über die externe Benutzer Dokumente hochladen können.
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Dokumente können über die Schaltfläche Datei(en) hochladen oder per Drag & Drop hochgeladen werden.
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Wenn der externe Benutzer versucht, ein Dokument hochzuladen, das nicht unterstützt wird, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt.
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Erfolgreiches Absenden des Formulars
Eine neue Instanz wird im Produkt für Ihren Workflow erstellt, nachdem das Smartform vom externen Benutzer erfolgreich übermittelt wurde.
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In unserem Beispiel sehen wir nun eine Aufgabe der Instanz '33651754' in der Liste der offenen Aufgaben:
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