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In einem Prozess wird der allgemeine Ablauf dadurch definiert, wie ein Prozess ablaufen muss. Konkrete Werte gibt es hier noch nicht. Ein Prozess besteht aus mehreren Aktivitäten die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden sollen. Diese wiederum bestehen aus einem oder mehreren Aufgaben die von einem Teilnehmer durchgeführt werden muss.
Instanzen werden aus diesem Prozess heraus gestartet und gemäß dem Prozessmodell des Prozesses ausgeführt.
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Smartforms sind prozessbezogene Webformulare und enthalten alle für die Prozessabwicklung erforderlichen Daten. Diese Formulare sind einem Prozess. Von Beginn eines Beispiel kann das Smartformular jederzeit eingesehen und Daten eingegeben und geändert werden.
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Eine Prozessinstanz ist ein einzelner Prozessablauf, der auf einem Prozess. Es kann eine beliebige Anzahl von Instanzen für einen bestimmten Prozess geben. Aufgaben zu vervollständigen, wird erst erstellt, nachdem eine Instanz gestartet wurde. Der Prozess einer Instanz hängt von der zugrunde liegenden Definition ab.
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Ein Prozess besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Ein Prozess wird erst fortgesetzt, wenn eine Aktivität abgeschlossen ist. Eine Aktivität besteht aus einer oder mehreren Aufgaben, die alle abgeschlossen sein müssen, bevor die Aktivität als abgeschlossen betrachtet werden kann. Eine Aktivität kann mehrere Aufgaben und wird aktiviert, sobald der Prozessablauf die Aktivität erreicht. Alle Aktivitäten werden in einer Liste angezeigt sobald eine Instanz ausgewählt ist.
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Die Aufgabenzuweisung klärt, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Eine Aufgabe kann direkt zugewiesen werden, entweder einem Benutzer oder einer Gruppe. Wenn einem Benutzer eine Aufgabe zugewiesen ist, muss der Benutzer die zugewiesene Aufgabe ausführen. Wenn die Aufgabe einer Gruppe zugewiesen ist, muss ein Benutzer aus der Gruppe die Aufgabe erledigen. Ein Benutzer kann packen eine Aufgabe vor Beginn der Arbeit, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe zweimal erledigt wird. Außerdem können Benutzer aushändigen Aufgaben, wenn sie es nicht abschließen können. In diesem Fall wird die Aufgabe für die gesamte Gruppe zur Bearbeitung freigegeben.
Neben den allgemeinen Benutzeroptionen zum Greifen und Werfen von Aufgaben haben Prozesseigentümer mit Eigentümerrechten die Möglichkeit, die Benutzer- und Gruppenzuordnung im Zuordnungsbereich der Registerkarte Eigenschaften zu ändern. Wenn ein Benutzer die Rolle team-manager hat, darf der Benutzer die Benutzerzuordnung innerhalb der entsprechenden Gruppe ändern. Auf Wunsch kann diese Funktionalität auch für alle Benutzer eines DE Tenant. Weitere Informationen zum Zuweisen von Aufgaben zu einem Benutzer und/oder einer Gruppe finden Sie im Kapitel 'Aufgaben zuweisen'.
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Gruppe
Eine Gruppe besteht aus einer Kombination mehrerer Einzelbenutzer. Beispielsweise kann eine Gruppe aus einem oder mehreren Geschäftsbereichen innerhalb eines Unternehmens bestehen. Gruppen sind notwendig, wenn Aufgaben nicht einer einzelnen Person zugeordnet werden können, sondern auf verschiedene Benutzer aufgeteilt werden müssen, um innerhalb eines bestimmten Zeitlimits erledigt zu werden.
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