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Eine E-Mail kann direkt in Ihrem Prozessmodell mithilfe von Mailknoten definiert werden, bei denen es sich um Aktivitätsformen vom Typ 'Senden' handelt. Jede E-Mail benötigt mindestens einen Empfänger, einen E-Mail-Betreff und einen E-Mail-Text.

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Prozessvariablen

In jedem Mailknoten können Prozessvariablen verwendet werden, um Informationen aus dem Smartformular in die Mail zu integrieren. Dazu muss die folgende Syntax verwendet werden:

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Code Block
Mail to: ${mailAdressOfRecipient} Mail subject: Info Mail text: The email has been sent from the process instance ${processInstanceName}.

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HTML-Mails

Der Text muss maskiert sein, um HTML-Mails zu versenden. Dazu muss der Text in einem CDATA-Block enthalten sein.

Code Block
<![CDATA[<html>...]]>

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E-Mail-Anhänge

Beschreibung:

Mailknoten können auch zum Senden von Dokumenten verwendet werden, die zum aktuellen Prozess gehören. Dazu muss folgender Parameter in den Mailtext eingefügt werden. Der "IDENTIFIER" wird verwendet, um nur benötigte Dokumente anzuhängen und muss gemäß den folgenden Beschreibungen angepasst werden. Es ist möglich, mehr als eine Kennung in einem Mailknoten zu verwenden.

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Die maximale Größe von Anlagen kann auch im Clientprofil angegeben werden. Wird diese in einem Mailknoten überschritten, werden die Dokumente nicht an die E-Mail angehängt, sondern der Mailtext enthält einen Link zum Herunterladen dieser Anhänge.

ERSTE

Das erste Dokument, das dem Prozess hinzugefügt wird, wird an die E-Mail angehängt. Dies kann auch auf das Dateiformat beschränkt werden.

Code Block
{ATTACH_FIRST_PDF}

LETZTE

Das neueste Dokument, das dem Prozess hinzugefügt wurde, wird an die E-Mail angehängt. Dies kann auch auf das Dateiformat beschränkt werden.

Code Block
{ATTACH_LAST_docx}

ALLE

Alle Dokumente werden an die E-Mail angehängt. Dies kann auch auf das Dateiformat beschränkt werden.

Code Block
{ATTACH_ALL_pdf}

STATISCHE ANLAGEN AUS DEM RESSOURCENORDNER

Ein Dokument aus dem Ressourcenordner kann auch direkt an die E-Mail angehängt werden.

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Code Block
{ATTACH_RESOURCE:folder1/pdf.pdf}

REGEXP

Alle angehängten Dokumente einer Prozessinstanz mit dem im regulären Ausdruck angegebenen Dateiformat werden an die E-Mail angehängt. Um den Regex-Ausdruck zu überprüfen, verwenden Sie diesen verbinden.

Code Block
{ATTACH_REGEXP_ALL_(docx)$\|(pdf)$}

REGEXP ZUERST

Das erste angehängte Dokument einer Prozessinstanz mit dem im regulären Ausdruck angegebenen Dateiformat wird an die E-Mail angehängt.

Code Block
{ATTACH_REGEXP_FIRST_(docx)$\|(pdf)$}

REGEXP ZULETZT

Das zuletzt angehängte Dokument einer Prozessinstanz mit dem im regulären Ausdruck angegebenen Dateiformat wird an die E-Mail angehängt.

Code Block
{ATTACH_REGEXP_LAST_(docx)$\|(pdf)$}

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Antworten auf E-Mails an bestimmte Empfänger

Um sicherzustellen, dass die Antwort auf eine E-Mail an den richtigen Empfänger geht, können Sie angeben, wer die Antwort erhalten soll.

Antwort an einen Empfänger:

Code Block
ADD_ANSWER_TO[REPLACE ME!]

Antworten Sie mehreren Empfängern:

Eine oder mehrere E-Mail-Adressen, Benutzer, Gruppen oder Swimlanes, getrennt durch Komma oder Semikolon, können zugewiesen werden.

Code Block
ADD_ANSWER_TO[REPLACE ME!,REPLACE ME!,REPLACE ME!]

Antwort an den Systembenutzer:

Code Block
ADD_ANSWER_TO[user(REPLACE ME!)]

Antwort an Gruppe:

Code Block
ADD_ANSWER_TO[group(REPLACE ME!)]

Antwort auf swimlane:

Code Block
ADD_ANSWER_TO[swimlane(REPLACE ME!)]

Antwort auf E-Mail-Adresse(n) in einer Variablen:

Eine Variable kann mehr als eine E-Mail-Adresse enthalten, diese müssen jedoch durch ein Komma oder Semikolon getrennt werden.

Code Block
ADD_ANSWER_TO[${REPLACE ME!}]

...

CC-Empfänger